Wat zijn de beste methoden om voorstellen te schrijven?
Voorstellen zijn een gebruikelijk hulpmiddel in de zakelijke wereld. Vaak gebruikt als een middel om op een contract te bieden of een langdurige relatie met een nieuwe klant te creëren, is het schrijven van voorstellen het onderwerp geweest van een eindeloze reeks boeken en handleidingen die betrekking hebben op het verkoopproces. Gelukkig is het mogelijk om met succes een voorstel te schrijven door enkele eenvoudige richtlijnen in acht te nemen.
Als u voorstellen doet, onderzoek dan altijd de achtergrond van de potentiële klant. Ontdek hoe lang ze al actief zijn, hoeveel locaties ze hebben, hun gemiddelde jaarlijkse omzet en misschien zelfs welk soort goede doelen het bedrijf ondersteunt, als een entiteit of via hun leidinggevenden. Door jezelf te baseren op de algemene cultuur van de klant, wordt het veel gemakkelijker om je tekst aan te passen zodat deze resoneert met het bedrijf, en vergroot je je kansen om te worden geselecteerd als de leverancier van keuze.
Gebruik altijd alle informatie die rechtstreeks van de potentiële klant wordt verzameld bij het schrijven van voorstellen. Vaak geven bedrijven die actief op zoek zijn naar een leverancier, een zogenaamd Request for Proposal of RFP uit. De RFP is een document van onschatbare waarde voor elke leverancier die een werkrelatie met de uitgevende onderneming wil opbouwen, omdat het vaak belangrijke informatie bevat over het formaat, de ordening van informatie en zelfs het soort informatie dat moet worden opgenomen in de hoofdtekst van het voorstel.
Het is belangrijk op te merken dat het daadwerkelijke formaat van de RFP van situatie tot situatie zal verschillen. Sommige aanvragen tot het indienen van voorstellen zijn kort en bieden de respondenten veel speelruimte qua organisatie en inhoud. Het komt echter vaker voor dat een RFP specifieke instructies verstrekt die strikt moeten worden gevolgd om het voorstel serieus te kunnen overwegen. Vaak geeft de RFP het voorstelformaat op en kan het zelfs een voorstelsjabloon bieden dat moet worden gebruikt.
Bij het schrijven van voorstellen als reactie op een uitgebreide RFP, moet er goed op worden gelet om bondig te reageren op vragen in dat document. Zelfs als er geen sjabloon is opgenomen, is het een goed idee om de RFP zelf als een soort sjabloon te gebruiken en de vragen als koptekst te gebruiken voor elke sectie van het voltooide voorstel. Dit zal het voor de uitgever van de RFP veel gemakkelijker maken om elk van de antwoorden snel te vinden, omdat ze in dezelfde algemene volgorde worden gepresenteerd als de verzoeken in het oorspronkelijke document.
Er zijn situaties waarin de RFP een uiterst informeel document is, zoals een verzoek van één pagina dat niets meer bevat dan een lijst met vragen en instructies over het indienen van het voorstel. Dit is waar het gebruik van het onderzoek dat je vroeg in het proces hebt gedaan een wereld van verschil zal maken voor het uiteindelijke voorstel. Met geen specifieke richtlijnen in de hand, wilt u op zoek gaan naar voorbeeldvoorstellen waarvan u denkt dat die goed passen in de bedrijfscultuur van de klant, en die voorstelideeën maken zodat ze volgen wat weinig begeleiding wordt geboden in de informele RFP. Zorg ervoor dat zelfs als de vragen algemeen en enigszins vaag zijn, u manieren vindt om antwoorden te geven die direct aansluiten bij het werk van de klant en wat uw bedrijf biedt om hen te helpen dat werk met succes uit te voeren.
Onthoud altijd dat het schrijven van voorstellen niet gaat over het maken van een prachtig formaat waarvan u denkt dat het ideaal is. De focus ligt niet op wat u als een geweldig voorstel beschouwt, maar wat de klant zal denken is het perfecte antwoord op hun verzoek. Dit betekent soms dat je buiten je comfortzone stapt en jezelf lang genoeg in de schoenen van de klant plaatst om het proces vanuit hun standpunt te bekijken. Hoewel dit een uitdaging kan zijn, maakt het verdienen van het bedrijf het zeker de moeite waard.