Wat zijn de beste tips voor het opnieuw ontwerpen van bedrijfsprocessen?

De taak van het herontwerp van bedrijfsprocessen heeft meestal als doel iets te nemen dat in het verleden goed heeft gewerkt en wijzigingen aan te brengen die dat proces bijwerken en vernieuwen voor de omstandigheden van vandaag. Hoewel er een aantal verschillende strategieën zijn voor het bepalen en implementeren van dit type bewerking van bestaande processen, vereisen de meeste benaderingen drie basisfasen om de juiste veranderingen te identificeren en een effectief plan te ontwerpen: evaluatie, projectie en implementatie.

Tijdens de evaluatiefase ligt de nadruk op het begrijpen waarom het huidige proces ooit is geïmplementeerd en hoe goed dat proces in het verleden doelen heeft bereikt. Door de tijd te nemen om dit stukje bedrijfsproces in kaart te brengen, kunt u vaststellen welke onderliggende redenen voor het proces vandaag nog steeds relevant zijn en welke redenen niet langer geldig zijn. Door te weten welke aspecten van het proces niet langer nodig zijn, is het gemakkelijker om te beslissen wat er kan worden verwijderd en wat er als onderdeel van het proces moet blijven. Als gevolg hiervan is de basis of kern van het herontwerp van bedrijfsprocessen nu aanwezig en klaar om te worden aangevuld met nieuwe elementen die dat proces effectief up-to-date brengen.

Zodra de basis is gescheiden van wat dood gewicht is geworden, vraagt ​​de volgende fase in het herontwerp van bedrijfsprocessen om het toekomstige gebruik van dat proces te projecteren. Hier is het idee om elke mogelijke toevoeging aan het proces te overwegen en hoe dit van invloed zal zijn op andere processen die al tijdens de operatie aanwezig zijn. Het idee is om wijzigingen aan te brengen die in het beste geval geen problemen veroorzaken met andere processen. Hopelijk zullen de veranderingen die plaatsvinden tijdens het herontwerp verder gaan dan alleen het verhogen van de efficiëntie van dat ene proces en helpen bij het verhogen van de productiviteit en efficiëntie op andere gebieden van de operatie. Door elk voorgesteld nieuw element zorgvuldig te enten en vervolgens simulaties uit te voeren om te bepalen hoe dat element de daaropvolgende activiteit binnen de operatie zou beïnvloeden, is het mogelijk om uiteindelijk een vernieuwd proces te creëren dat in het voordeel is van alle betrokkenen.

Zelfs het beste herontwerp van bedrijfsprocessen zal mislukken als de implementatiefase niet wordt uitgevoerd op een manier die in overeenstemming is met de bedrijfscultuur. In sommige gevallen kan die cultuur een snelle overgang van het oude proces naar het vernieuwde proces mogelijk maken, waardoor het gebruik van het eerste op vrijdag mogelijk wordt beëindigd en het tweede op de volgende maandag wordt gelanceerd. Als dit type implementatie niet geschikt is voor de cultuur, kan het de beste aanpak zijn om voor een bepaalde periode samen te werken met mensen die direct door de veranderingen worden beïnvloed. De tijd nemen om sleutelpersoneel om te leiden in hoe het nieuwe proces zo goed mogelijk te beheren, kan de investering van tijd en geld aan de voorkant vereisen, maar het kan veel vallen, fouten en verspilling aan de achterkant voorkomen.

Houd er rekening mee dat zelfs een herontwerp van een bedrijfsproces dat zorgvuldig is ontworpen, wat aanpassingen nodig heeft als het eenmaal is geïmplementeerd. Zodra degenen die daadwerkelijk met het proces werken, de kans krijgen om de vernieuwde aanpak voor een korte periode te gebruiken, zullen ze waarschijnlijk waardevolle feedback hebben die het gemakkelijker kan maken om het proces te verfijnen, waardoor het efficiënter en relevanter voor het bedrijf wordt onderneming. Als u de tijd neemt om te overwegen dat feedback en manieren om het proces enigszins aan te passen, werknemers vaak kan motiveren om het proces te bezitten en er trots op zijn dat proces zo goed mogelijk te gebruiken bij het uitvoeren van hun toegewezen taken.