Wat zijn de beste tips voor conference call-etiquette?

Een telefonische vergadering kan iets moeilijker uit te voeren zijn dan een normale vergadering in een vergaderruimte; er zijn geen face-to-face interacties, geen visuele aanwijzingen om te lezen en geen manier om te weten wie er spreekt behalve stemherkenning. Wanneer u deelneemt aan een telefonische vergadering, is het daarom noodzakelijk om de juiste etiquette voor de telefonische vergadering uit te oefenen, die alles omvat van waar u zit wanneer u de oproep beantwoordt tot hoe u andere deelnemers aan de oproep kunt aanspreken. Door goed te letten op de juiste etiquette voor telefonische vergaderingen, kan de beller gênante fouten voorkomen en in plaats daarvan een soepele, effectieve vergadering leiden.

De organisator van de oproep moet de vergadering op tijd en met inleidingen helemaal starten. Conference call etiquette dicteert dat elke persoon in de oproep moet worden herkend en geïntroduceerd, zodat alle deelnemers elkaar kennen en elkaar kunnen horen. Het kan handig zijn om een ​​vergaderagenda te e-mailen of op een andere manier te verspreiden onder alle deelnemers met de namen van iedereen in de oproep. De vergadering moet op tijd beginnen. Met andere woorden, een conference call moet net zo professioneel worden gehouden als een face-to-face vergadering, en de organisatoren moeten net zo goed voorbereid zijn als ze persoonlijk zouden zijn.

Het naleven van conference call-etiquette met betrekking tot achtergrondruis is misschien wel het belangrijkste aspect van de oproep zelf. Men moet vermijden te praten op een mobiele telefoon, omdat de ontvangst duidelijkheidsproblemen kan veroorzaken en afleidende achtergrondgeluiden kan opvangen. Elke beller moet deelnemen aan het gesprek vanuit een rustige kamer met weinig of geen afleiding. Als u thuis belt, moet u ervoor zorgen dat hij of zij niet wordt onderbroken door familieleden, huisdieren of andere afleidende interacties en geluiden. Dergelijke geluiden kunnen alle deelnemers afleiden en voorkomen dat de vergadering vordert. Maak ook geen onnodige geluiden, zoals op een potlood tikken, op voedsel kauwen of in luide stoelen rondlopen.

Aangezien niemand in de telefonische vergadering elkaar ziet, dicteert de telefonische vergadering dat elke spreker zichzelf identificeert voordat hij spreekt. Dit voorkomt verwarring onder de groep bellers en stelt elke deelnemer in staat om nauwkeurige aantekeningen te maken over wat er is gezegd en door wie. Een willekeurige stem die zonder identificatie spreekt, kan verontrustend en verwarrend zijn voor andere sprekers en zichzelf identificeren tijdens een telefonische vergadering lijkt op oogcontact tijdens een persoonlijke ontmoeting.