Wat zijn de beste tips voor het plannen van vergaderingen?
Het plannen van een zakelijke conferentie is niet iets dat 's nachts gebeurt. Er zijn locaties om te boeken, sponsors om te verzamelen en sprekers om mee te doen. Er zijn ook kleine details zoals waar bezoekers zullen verblijven terwijl ze in de stad zijn, welke maaltijden worden verstrekt, en een wereld van andere zaken die moeten worden aangepakt als de conferentie een succes wil worden. Als u op het punt staat om vergaderconferenties te plannen, zijn hier enkele dingen waar u rekening mee moet houden.
Ga er eerst nooit van uit dat u alle details zelf kunt verwerken. In feite is het zeer waarschijnlijk dat u niet in staat zult zijn om een volledige lijst te maken van alles dat moet worden geregeld zonder enige hulp. Om deze reden zou uw eerste taak als conferentieplanner moeten zijn om een planningscomité samen te stellen. Gewoonlijk is een groep van vijf tot zes personen voldoende om een jaarlijkse conferentie samen te stellen voor ergens tussen de honderd tot vijfhonderd aanwezigen. De commissie als geheel zal veel eerder alle bases dekken en het mogelijk maken om elk belangrijk aspect van de bijeenkomst ruim van tevoren aan te pakken.
Naast het samenstellen van uw commissie is het uiterst belangrijk om zo snel mogelijk voorbereidingen te treffen. Het maakt echt niet uit of de zakelijke conferentie over acht maanden duurt. Experts in conferentieplanning beginnen vaak tien tot elf maanden van tevoren aan een aankomend evenement. Als voordeel heeft u meer tijd om de prijzen op verschillende congreslocaties te vergelijken, betere hoteltarieven voor deelnemers te onderzoeken en te onderhandelen, en hebt u ook meer tijd om de juiste sprekers voor het evenement te vinden.
Zorg ervoor dat elk lid van de commissie specifieke taken heeft te vervullen. Elke taak moet prioriteit krijgen en een leverdatum moeten worden vastgesteld. Conferentieplanning omvat vaak het ordenen van taken in een logische volgorde, zodat actie-items die moeten worden uitgevoerd voordat andere items worden geadresseerd, op tijd worden voltooid. Omdat elk lid van de commissie verantwoordelijk is voor een specifieke reeks te voltooien items voor de volgende vergadering, is er minder kans om te worden overweldigd door taken als de data voor het evenement.
Ontvang altijd schriftelijke verplichtingen. U wilt schriftelijke verificatie van het hotel dat uw bezoekers een specifiek dagtarief krijgen tijdens het bijwonen van het evenement. Ontvang ook gedocumenteerde en gedetailleerde informatie over wat het hotel zal bieden op het gebied van conferentiezalen en vergaderzalen voor speeches, diners en lessen die tijdens de conferentie worden aangeboden. Hetzelfde geldt voor speciale lucht- of treintarieven die u voor deelnemers beveiligt. Dit geeft u niet alleen gemoedsrust, het maakt het ook veel eenvoudiger om de voortgang te bekijken die op elk van de vergaderingen van de planningcommissie is geboekt en een nauwkeurig beeld te houden van wat er nog moet gebeuren.
Geef exposanten voor het evenement vooraf gedetailleerde instructies en richtlijnen. Maak een eenvoudig schema dat aangeeft waar elke stand van de tentoonstelling kan worden opgezet in een conferentie- of tentoonstellingsruimte, samen met informatie over waar het materiaal van de stand van tevoren moet worden verzonden en waar ze moeten worden opgehaald op de dag dat ze aankomen om de tentoonstelling op te zetten. Dit bespaart iedereen, inclusief de conferentieplanningcommissie, veel hoofdpijn aan de vooravond van het evenement.
Een laatste tip bij het plannen van een conferentie is het onverwachte verwachten. Hoe grondig je commissie het evenement ook plant, er zal altijd een soort hik zijn. Een spreker wordt ziek en moet zich terugtrekken, anders boekt het hotel per ongeluk een van de feestzalen over. Maak gebruik van de collectieve ervaring van uw commissie om enkele van de meest voorkomende last-minute problemen die zich kunnen voordoen te identificeren en van tevoren te beslissen hoe u deze effectief aanpakt.
Wanneer de conferentieplanning efficiënt wordt uitgevoerd, is het relatief eenvoudig voor een organisatie om een conferentie te organiseren, en even gemakkelijk voor geïnteresseerde partijen om een conferentie bij te wonen. Je doel is echt tweeledig van aard. U wilt dat de stroom van de conferentie zo gelijkmatig mogelijk verloopt. Tegelijkertijd wilt u er ook voor zorgen dat onvoorziene problemen snel en effectief kunnen worden opgelost. Door vooruit te plannen, taken te delegeren aan een bekwame commissie en actie-items op een logische manier te verwerken, weet u zeker dat het planningsproces van de conferentie beheersbaar en uiteindelijk zeer succesvol blijft.