Wat zijn de beste tips voor Data Asset Management?
Data asset management is de praktijk van het opslaan en organiseren van informatie die van waarde is voor een organisatie. Video's, teksten en audio-opnames kunnen worden beschouwd als gegevensactiva door instellingen zoals musea en bibliotheken. Van bedrijven die lijsten met klantinformatie en transactierecords samenstellen, wordt ook gezegd dat ze gegevensactiva hebben. Een van de beste tips voor het oefenen van gegevensactivabeheer is het vinden van software voor gegevensbeheer die past bij de behoeften van uw organisatie. Vervolgens kan het nuttig zijn om een plan te ontwikkelen om een nieuw systeem zorgvuldig te implementeren, waarbij gegevens van een oude database naar een nieuwe kunnen worden verplaatst en werknemers worden getraind in het gebruik van interfaces.
De meeste organisaties werken met digitale middelen. Met andere woorden, in plaats van papieren documenten op te slaan, neigen organisaties ertoe de belangrijkste informatie in digitale formulieren op te slaan. Hiermee kunnen gegevensbeheerders back-upbestanden maken en ruimte besparen en efficiënte gegevensregistratie- en ophaalprocessen maken.
Software voor gegevensbeheer kan variëren van eenvoudig tot complex. Enkele van de meest basale functies van data-activasoftware zorgen voor een soepelere workflow. In deze gevallen kunnen gebruikers met software gegevens van de ene naar de andere afdeling verplaatsen. Een document of video kan door de ene gebruiker worden bewerkt, opgeslagen en overgedragen aan een andere gebruiker, die meer bewerkingen kan uitvoeren.
Complexe activabeheersoftware kan spraak- of optische herkenning omvatten. Optische herkenning kan handig zijn voor professionals die moeten tellen hoe vaak een logo of afbeelding wordt gebruikt in een videoadvertentie. Spraakherkenning kan handig zijn voor het beheren van audio-opnamen.
Voordat u software kiest, kan een goede tip zijn om bedrijfsmodellen te bestuderen en te bepalen welke stappen en middelen nodig zijn om de workflow te optimaliseren. Dit kan u een beter inzicht geven in welke functies u nodig hebt. Software die complexer is, is meestal duurder, maar door processen te verbeteren, kan een organisatie kosten besparen, waardoor het op de lange termijn een meer winstgevende keuze wordt.
Experts op het gebied van gegevensbeheer zijn van mening dat een veelvoorkomende fout van veel vermogensbeheerders is dat ze te snel wijzigingen proberen door te voeren. Hoewel het verleidelijk kan zijn om onmiddellijk een nieuw systeem te implementeren, kan dit hoge kosten en inefficiënties veroorzaken. In plaats daarvan kan het raadzaam zijn om gegevens langzaam van een oud systeem naar een nieuw te verplaatsen. Evenzo kan het een goed idee zijn om één functie tegelijk te implementeren.
Door langzaam een nieuw systeem voor het beheer van gegevensactiva te implementeren, hebben managers ook de kans om werknemers te trainen om software-interfaces te gebruiken. Het beoordelen van de vaardigheid van gebruikers met behulp van software voordat een nieuw systeem officieel wordt gemaakt, kan het aantal fouten bij de gebruiker verminderen. Een zorgvuldige implementatie geeft managers ook de tijd om fouten in een systeem te herkennen en op te lossen.