Wat zijn de beste tips voor rampenplanning?
De beste tips voor rampenplanning zijn analyse en voorbereiding op het worst case scenario door organisatie en teamwerk. In een bedrijf zijn vaak veel verschillende afdelingen nodig om zich adequaat voor te bereiden op specifieke situaties. Hoewel rampen zoals een slechte aardbeving of stroomuitval mogelijk niet optreden, is het doel van rampenplanning voorbereid te zijn voor het geval er iets gebeurt. Een van de nuttigste tips bij rampenplanning voor bedrijven is dat de persoon die het project coördineert, een commissie opricht.
Het hebben van vrijwilligers van werknemers als onderdeel van een rampenbestrijdingscommissie helpt werknemers te betrekken en vestigt de aandacht op het belang van het project. Door vrijwilligers van werknemers toe te wijzen aan subgroepen zoals water, voedsel voor noodgevallen en veiligheidsvoorraden, kan een efficiënt team worden gevormd. Regelmatige vergaderingen met rapporten van de subhoofden moeten worden opgenomen om de rampenplanning continu en effectief te laten zijn. De projectcoördinator moet de commissieleden duidelijke aanwijzingen kunnen geven, hun voortgang kunnen volgen en indien nodig bijsturen.
Om rampenplanning maximaal te laten profiteren, moet op elke denkbare crisissituatie worden geanticipeerd. Houd specifieke situaties in gedachten om de benodigdheden en acties veel gerichter en effectiever te maken. Als de groep zich bijvoorbeeld voorbereidt op een stroomstoring in de winter, moeten warme dekens worden verzameld als noodvoorraad voor wanneer de elektrische warmte is uitgeschakeld. Voor een stroomstoring in de zomer kunnen dezelfde dekens worden gebruikt als zitplaats of om de zon van de ramen te blokkeren.
Verslagen van vergaderingen van de rampenplanningcommissie kunnen vervolgens worden verspreid onder de verschillende afdelingen van een bedrijf of ander bedrijf. De leider moet ervoor zorgen dat afdelingshoofden zich bewust zijn van hun rol in rampenplanning, zoals wie eventuele verzekeringsclaims afhandelt. Ervoor zorgen dat het verzekeringsbedrag voldoende is om de personeelsvergoeding, materiële schade en tijdonderbreking van het bedrijf te dekken, zijn andere afdelings- of senior managementkwesties die moeten worden opgelost bij het plannen van rampen. Brochures en andere informatie van overheidsinstanties kunnen ook nuttig zijn voor rampenplanners.