Wat zijn de beste tips voor het bewaren van elektronische documenten?
Het bewaren van elektronische documenten is niets meer dan het opzetten van een systeem om een back-up te maken van belangrijke gegevens op een werkplek, en het goede nieuws is dat veel ervan automatisch kan worden bereikt met de juiste instellingen. Veel bedrijven maken echter de fout om een back-up van hun waardevolle documenten te maken op meerdere servers, waardoor honderden of zelfs duizenden dubbele bestanden kunnen worden gemaakt die ruimte innemen en uiteindelijk de server vertragen. Hetzelfde kan gezegd worden voor traditionele back-ups zoals papierwerk en compact disks - het heeft absoluut geen zin om repetitieve back-ups te bewaren zodra een degelijk elektronisch archiveringssysteem is geïmplementeerd. Een professional met ervaring op het gebied van internettechnologie wordt normaal gesproken gezocht om een dergelijk systeem op te zetten, en omdat online back-up normaal gesproken deel uitmaakt van het pakket voor het bewaren van elektronische documenten, moet de informatie voor altijd worden beschermd.
Voordat een programma voor het bewaren van elektronische documenten wordt geïmplementeerd, is het belangrijk dat gebruikers precies overwegen wat op meerdere locaties moet worden opgeslagen. Bedrijfsbestanden die gedurende de dag door veel werknemers worden geopend, moeten bijvoorbeeld op elk afzonderlijk computersysteem worden opgeslagen, maar bestanden die te maken hebben met voormalige klanten of belastinginformatie moeten veilig worden opgeborgen op een mainframe-computer omdat dit type bestand zelden nodig is. Een andere belangrijke functie van een bewaarprogramma voor elektronische bestanden is de mogelijkheid om na een bepaalde periode onnodige bestanden te verwijderen om het totale netwerk zo opgeruimd mogelijk te houden. Deze taken helpen niet alleen bij het stroomlijnen van de snelheid waarmee informatie over de werkplek kan worden verspreid, maar het stelt ook normen vast waaraan elke werknemer zich moet houden bij het omgaan met bedrijfsgegevens.
Een ander kritisch aspect van het bewaren van elektronische records is het implementeren van een automatische back-up die met regelmatige tussenpozen plaatsvindt, en deze taak kan worden ingesteld om wekelijks, dagelijks of zelfs per minuut te worden uitgevoerd als dat nodig is. Naast het plaatsen van bestanden op een gecentraliseerde server, implementeren veel bedrijven ook back-ups naar externe schijven, externe schijven of een compact disk (CD) om ervoor te zorgen dat de gegevens altijd op twee afzonderlijke, onafhankelijke locaties bestaan. Hoewel dit proces voor velen overbodig lijkt, kan een overbelasting binnen een elektrisch circuit elke harde schijf binnen een bedrijf effectief wissen. Online back-up is vooral populair geworden omdat de gegevens worden opgeslagen in een ander geografisch gebied - dus zelfs als een catastrofale gebeurtenis zoals een orkaan of tornado elk stuk hardware vernietigde, zou de bedrijfsinformatie nog steeds veilig blijven.
Een ander slim aspect van het bewaren van elektronische documenten is fysiek controleren of de back-ups inderdaad hebben plaatsgevonden, omdat zoiets eenvoudigs als een beschadigd Ethernet-snoer kan voorkomen dat informatie correct wordt opgeslagen. Veel bedrijven gaan er ten onrechte van uit dat automatische back-ups immuun zijn voor ongelukken, maar dat is gewoon niet het geval. Individuen moeten altijd controleren of ten minste maandelijks een back-up van de gegevens wordt gemaakt of wanneer een nieuw bestand of programma wordt geïmplementeerd.