Wat zijn de beste tips voor het beheer van vaste activa?
Vaste-activabeheer is een boekhoudproces waarbij wordt getracht de status van bedrijfsactiva te volgen, inclusief de locatie, toestand en andere onderscheidende kenmerken van elk activum. Het idee achter dit proces is om ervoor te zorgen dat de financiële gegevens van het bedrijf voortdurend worden bijgewerkt om de werkelijke status van alle vaste activa in termen van actuele waarde weer te geven. Er zijn verschillende stappen betrokken bij verantwoord beheer van vaste activa, waaronder het gebruik van technologie om soortgelijke activa van anderen te identificeren, bewegingen van die activa van de ene locatie naar de andere te volgen en elke afschrijving te berekenen die aan elk actief is gekoppeld tijdens opeenvolgende belastingperioden.
Een belangrijk element van het beheer van vaste activa is altijd weten hoeveel eenheden van een bepaald materieel actief het bedrijf bezit. Een productiebedrijf zou bijvoorbeeld het aantal vorkheftrucks bijhouden dat eigendom is van en wordt geëxploiteerd als onderdeel van de normale bedrijfsproductiviteit. In plaats van simpelweg het aantal exemplaren van die vorkheftrucks te behouden, zou aan elk activum een volg- of serienummer worden toegewezen. Het nummer zou worden gebruikt om het activum in de boekhouding te identificeren, en ook te volgen aan welk gebied of afdeling elke lift momenteel is toegewezen als onderdeel van het activatracetraject. Dit stelt het bedrijf in staat om een lopende inventaris bij te houden en snel activa opnieuw toe te wijzen aan andere gebieden wanneer en waar nodig, zonder uit het oog te verliezen wat waar in de algemene bedrijfsvoering wordt gebruikt.
Het volgen van beweging van activa is de sleutel tot het succes van elke strategie voor vast activabeheer. Afhankelijk van de aard van het bedrijf, kan dit een zeer eenvoudig proces zijn waarbij werknemers een aanmeldingslogboek moeten gebruiken, omdat apparatuur en andere bedrijfsmiddelen van de ene naar de andere afdeling worden verplaatst. In andere instellingen maakt het gebruik van elektronische scanners het mogelijk om bewegingen te melden aan een centrale volgfaciliteit, met activabeheersoftware die wordt gebruikt om gegevens van de scanners te ontvangen en automatisch de locatie van elk gescand activum bij te werken. Het gebruik van moderne technologie is vooral nuttig wanneer materiële activa soms worden overgedragen tussen faciliteiten, omdat de scanners het mogelijk maken om elke beweging tijd en datum te stempelen, waardoor essentiële gegevens voor voorraadbeheer en de belastingheffing voor elke faciliteit worden verstrekt.
Bij vast activabeheer gaat het niet alleen om het bijhouden van welke activa eigendom zijn en waar deze zich bevinden. Het proces omvat ook het beoordelen van de waardevermindering op elk actief tijdens een specifieke belastingperiode. Nogmaals, vandaag maakt software het proces veel eenvoudiger te beheren, omdat de waardeverandering wordt geïdentificeerd en vastgelegd met behulp van het softwareprogramma. Als u dit doet, kunt u snel het bedrag bepalen van de verschuldigde belastingen op het actief voor een bepaalde periode. Als gevolg hiervan is het bedrijf in staat om altijd de huidige waarde van activa te kennen, plus historische gegevens te gebruiken om claims voor afschrijvingen die zijn ingediend in voorgaande belastingperioden te documenteren.