Wat zijn de beste tips voor het volgen van vaste activa?

Het volgen van vaste activa is een proces dat door bedrijven en organisaties wordt gebruikt om alle langlopende of vaste activa in de gaten te houden. Bedrijven gebruiken tracking van vaste activa als onderdeel van hun boekhoudproces en voor diefstalpreventie, afschrijvingsdoeleinden en voorraadbeheer. Proberen de vaste activa het best bij te houden, houdt in dat deze activa worden geïdentificeerd, wordt bepaald welk systeem moet worden gebruikt om ze te traceren en dat activagegevens in het traceringssysteem te allen tijde actueel zijn. Door ervoor te zorgen dat alle werknemers binnen een bedrijf bekend zijn met het systeem, kan ook worden gewaarborgd dat informatie over vaste activa actueel blijft.

Het identificeren van alles dat het volgen van vaste activa vereist, kan de eerste uitdaging zijn. Misschien is de eenvoudigste manier om dit te doen door alle activa te volgen zodra ze het bedrijf binnenkomen, te beginnen met dag 1 van het bedrijfsleven, zo niet eerder. Het wordt aanbevolen om de informatie van een nieuw vast actief aan een volgsysteem toe te voegen voordat het actief de handen van de koper verlaat. Dit zorgt ervoor dat een actief niet verdwijnt voordat zijn aanwezigheid zelfs is erkend.

Bij het volgen van vaste activa wordt ook een systeem gekozen om te gebruiken voor het volgen, of het nu gaat om een ​​eenvoudig computersoftwareprogramma, een barcodesysteem of een RFID-tagsysteem (radiofrequentie-identificatie). Dergelijke systemen kunnen het volgen van vaste activa vereenvoudigen door een afschrijvingsschema op te stellen en rapporten en informatie te produceren die nodig zijn voor boekhoudprocessen. Het beste volgsysteem voor een bepaald bedrijf zal er een zijn dat ontworpen is om het aantal te volgen vaste activa te verwerken, of dit nu een grote hoeveelheid of een kleine is.

Een sleutel tot succesvol volgen van vaste activa is het actueel houden van informatie over activa. Als een vrachtwagen bijvoorbeeld wordt vermeld als bedrijfsmiddel, maar bij een auto-ongeluk wordt opgeteld, is het niet langer een actief. Het moet uit het volgsysteem worden verwijderd. Als u dit niet doet, kan het voertuig als een belastbaar actief worden geteld. Als het bedrijf groot genoeg is en de communicatie uitvalt, kan het ontbreken van up-to-date trackinginformatie tot andere problemen leiden als een werknemer bijvoorbeeld denkt dat hij het bedrijfsvoertuig kan gebruiken voor een werkgerelateerde reis, onbewust dat het niet langer beschikbaar is.

Een gemakkelijke manier om er zeker van te zijn dat het volgen van vaste activa op zijn best is, is de medewerkers van het bedrijf erbij te betrekken. Als een werknemer een bedrijfsmiddel gaat gebruiken, zorg er dan voor dat hij het niet kan nemen zonder het officieel in zijn of haar naam te controleren. Stel de gevolgen vast voor het nalaten het activum officieel in te checken en benadruk het belang van het signaleren van eventuele problemen met het activum zodra deze worden opgemerkt. Anders kan het volgsysteem een ​​onnauwkeurige afspiegeling zijn van wie de auto het laatst heeft gehad en waar deze was, en dat verslaat een belangrijk doel van inspanningen voor het volgen van vaste activa.