Wat zijn de beste tips voor het volgen van vaste activa?
Vaste activa-tracking is een proces dat door bedrijven en organisaties wordt gebruikt om alle langetermijn- of vaste activa in de gaten te houden. Bedrijven gebruiken vaste activa -tracking als onderdeel van hun boekhoudproces en voor diefstalpreventie, afschrijvingsdoeleinden en voorraadcontrole. Proberen om vaste activa het beste bij te houden, betekent het identificeren van die activa, bepalen welk systeem ze moeten gebruiken bij het bijhouden ervan en het te allen tijde activa -informatie in het volgsysteem up -to -date houden. Ervoor zorgen dat alle werknemers binnen een bedrijf bekend zijn met het systeem, kan er ook voor zorgen dat informatie over vaste activa activa blijft.
Het identificeren van alles wat een vaste activa -tracking vereist, kan de eerste uitdaging zijn. Misschien is de eenvoudigste manier om dit te doen, door alle activa te volgen terwijl ze het bedrijf binnenkomen, beginnend met dag 1 van het bedrijfsleven, zo niet eerder. Het toevoegen van de informatie van een nieuw vast actief aan een volgsysteem voordat het actief de handen van de koper verlaat, wordt aanbevolen. Dit zorgt ervoor dat een actief niet doetHet verdwijnen niet voordat de aanwezigheid zelfs is erkend.
Vaste activa -tracking omvat ook het kiezen van een systeem om te gebruiken voor het volgen, of het nu een eenvoudig computersoftwareprogramma, een barcodesysteem of een radiofrequentie -identificatie (RFID) tagsysteem is. Dergelijke systemen kunnen het volgen van de vaste activa vereenvoudigen door een afschrijvingsschema in te stellen en rapporten en informatie te produceren die nodig zijn voor boekhoudprocessen. Het beste volgsysteem voor een bepaald bedrijf is er een die is ontworpen om de hoeveelheid vaste activa te verwerken, of het nu een grote hoeveelheid is of klein.
Een sleutel tot succesvolle vaste activa -tracking is informatie over activa up -to -date houden. Als een truck bijvoorbeeld wordt vermeld als een bedrijfsmiddelen, maar wordt opgeteld bij een auto -ongeluk, is dit niet langer een actief. Het moet uit het volgsysteem worden verwijderd. Als u dit niet doet, kan het voertuig ertoe leiden dat nog steeds wordt geteld als een TAxable Asset. Als het bedrijf groot genoeg is en de communicatie afbreekt, kan het ontbreken van actuele trackinginformatie leiden tot andere problemen als een werknemer bijvoorbeeld denkt dat hij het bedrijfsvoertuig kan gebruiken voor een werkgerelateerde reis, niet wetende dat het niet meer beschikbaar is.
Een gemakkelijke manier om zeker te zijn dat vaste activa op zijn best is om de werknemers van het bedrijf te betrekken. Als een werknemer een bedrijfsmiddelen gaat gebruiken, zorg er dan voor dat hij of zij het niet kan nemen zonder het officieel in zijn of haar naam te controleren. Bevestig de gevolgen voor het niet officieel inchecken van het actief wanneer ermee wordt gedaan, en benadruk het belang van het wijzen op problemen met het actief zodra ze worden opgemerkt. Anders kan het volgsysteem onnauwkeurig weerspiegelen wie het laatst de auto had en waar deze was, en dat verslaat een belangrijk doel van het volgen van vaste activa.