Wat zijn de beste tips voor boekhouding zonder winstoogmerk?
Het runnen van een succesvol non-profitbedrijf vereist een goed begrip van locatie- en organisatiespecifieke boekhoudregels. Het bouwen van een boekhoudsysteem zonder winstoogmerk dat voldoet aan de lokale vereisten is een manier om hieraan te voldoen. Een grondige en ethische administratie van financiële activiteiten verhoogt ook de nauwkeurigheid en wettigheid van not-for-profit accounting.
Organisaties zonder winstoogmerk hoeven geen belastingvrijstelling aan te vragen, maar dit kan de beschikbare middelen voor organisatiedoelen verhogen. Vrijstellingsvereisten zijn regiospecifiek en moeten worden geraadpleegd voor aanvullende informatie. Het ontvangen van een non-profitstatus houdt bijvoorbeeld geen federale belastingvrijstelling in de VS in.
Not-for-profit boekhoudafdelingen moeten zich ervan bewust zijn dat boekhoudprocedures verschillen per geografische locatie. Veel Amerikaanse bedrijven gebruiken de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, terwijl veel internationale bedrijven de International Financial Reporting Standards gebruiken. Belastingvereisten verschillen ook per regio.
Iemand met een boekhoudkundige achtergrond bij het personeel houden kan nuttig zijn bij het opzetten van een boekhoudsysteem of het indienen van belastingen, maar organisaties zonder deze luxe kunnen overwegen zelfstudies te voltooien of externe hulp in te huren. Voor degenen die zelf de vereiste formulieren willen invullen, bieden lokale belastingautoriteiten vaak handleidingen over formulieren en procedures. Gecertificeerde openbare accountants kunnen ook veel informatie verstrekken over beleid en procedures.
Een goede administratie is vereist voor een succesvolle boekhouding. Het kan nuttig zijn om statuten, organisatiebeleid en belastingvereisten toegankelijk te maken voor de financieel manager. Sommige boekhoudsoftwareprogramma's waarschuwen gebruikers wanneer ze informatie missen, maar voor degenen die zonder software werken, kan een checklist met vereisten werknemers op de hoogte houden van procedurele vereisten.
Het kennen van specifieke belastingvereisten helpt organisaties ook ondersteunende boekhoudsystemen te creëren. Bedrijven zonder winstoogmerk in de VS moeten bijvoorbeeld elk belastingjaar een rapport indienen met het juiste 990-formulier. Het vereiste rapport bevat een overzicht van de financiële positie, vergelijkbaar met een balans, een overzicht van activiteiten, vergelijkbaar met een winst- en verliesrekening en een overzicht van de kasstromen. De 990 vereist informatie over schema's, niet-contante bijdragen, belastingvrije obligaties en salarissen van leidinggevenden. Een not-for-profit boekhoudsysteem in de VS zou daarom kunnen worden gemodelleerd op basis van informatie die vereist is in deze specifieke belastingdocumenten om de indieningsprocedures te vergemakkelijken.
Een groot verschil in boekhoudprocedures tussen profit- en non-profitbedrijven betreft de categorisatie van kosten en opbrengsten. Belastingvrije inkomsten worden vaak gecategoriseerd per type ondersteuning, omdat financiering zonder winstoogmerk uit verschillende bronnen kan komen. Not-for-profit-uitgaven op bepaalde locaties moeten ook worden geëtiketteerd, om ervoor te zorgen dat organisatorische uitgaven de geïnde inkomsten correct gebruiken.
Software voor financieel beheer kan ook hulp bieden aan boekhoudafdelingen zonder winstoogmerk. Softwarepakketten die geschikt zijn voor not-for-profit-boekhouding zullen enigszins verschillen van software die wordt gebruikt in for-profitbedrijven. Not-for-profit boekhoudsoftware omvat bijvoorbeeld de mogelijkheid om uitgaven met meerdere labels te classificeren en de mogelijkheid om inkomsten en hun vereisten te scheiden.