Wat zijn de beste tips voor het bewaren van loonlijsten?
De vereisten voor het bewaren van salarisadministratie verschillen sterk van rechtsgebied tot rechtsgebied, dus ondernemers moeten vertrouwd raken met de wetgeving in hun gebied. Sommige van de documenten die mogelijk moeten worden bewaard, betreffen loonbelasting, personeelsbeloningen en gegevens over het aantal gewerkte uren. Ze moeten ook overwegen om zowel digitale als papieren kopieën van salarisadministratie bij te houden. Indien mogelijk moeten papieren documenten in een brandveilige kast worden bewaard om beschadiging te voorkomen.
Het is een goed idee om erachter te komen hoe lang loonadministratie mogelijk moet worden bewaard. Dit kan van land tot land verschillen en wordt meestal beheerd door lokale inkomstenbureaus. In de regel moeten de meeste archieven vier tot tien jaar na transacties worden bewaard.
Ondernemers moeten ook bepalen welke specifieke loonadministratie moet worden bewaard. Sommige belangrijke documenten kunnen documenten bevatten waaruit blijkt dat bepaalde belastingen zijn ingehouden op het loon van de werknemer. Een persoon moet misschien ook gegevens bijhouden die laten zien hoeveel hij heeft betaald en het aantal gewerkte uren. Deze praktijk voor het bewaren van salarisadministratie kan helpen om aan te tonen dat medewerkers ten minste het lokale minimumloon hebben gekregen, indien aanwezig. Het kan ook helpen bij het vaststellen van de naleving van de wetgeving inzake kinderarbeid, indien van toepassing.
Andere keuzes voor het vasthouden van salarisadministratie kunnen overuren, personeelsbeloningen, vakantiegeld of ziektegeld zijn. Als het bedrijf bijdraagt aan een pensioenfonds of een deel van de verzekeringspremies van zijn werknemers betaalt, moet de documentatie hiervan ook worden bewaard. Als werknemers in opdracht worden betaald, moet een supervisor mogelijk ook de verkooprapporten van het bedrijf bewaren.
Zowel digitale als papieren kopieën van archieven moeten worden bewaard. Dit is zodat er een back-upbestand is voor het geval dat één set records wordt vernietigd. Digitale records moeten worden bewaard op verwisselbare opslagapparaten, zoals een back-up harde schijf, schijf of flash drive, naast ze op een computer harde schijf te hebben. Papieren exemplaren moeten worden opgesloten in een brandwerende kast die zich in een gebied bevindt dat niet onderhevig is aan overstromingen, omdat dit de veiligheid van deze documenten kan helpen waarborgen.
Het bewaren van loonlijsten kan een belangrijk onderdeel zijn van de normale bedrijfsvoering van elk bedrijf. Dit is normaal gesproken gemakkelijk als het werk regelmatig wordt bijgehouden. Door documenten ordentelijk en gedurende de vereiste tijd op te slaan, kan een manager veel hartzeer besparen in geval van een audit of verkoop van het bedrijf.