Wat zijn de beste tips voor het volgen van bestellingen?

Het zou moeilijk zijn om controle over de voorraad en de productkosten te behouden zonder een goed volgsysteem voor inkooporders. Aankooporders kunnen worden gemaild, gefaxt, gemaild of eenvoudigweg worden ingeroepen bij de verkoper. Er zijn elektronische inkooporders, meestal tussen bedrijven, evenals het formulier voor eenmalig gebruik, zoals die in winkels worden gebruikt. Sommige bedrijven gebruiken een algemene inkooporder om aankopen bij te houden die voor bepaalde categorieën producten zijn gedaan. Een volgsysteem voor inkooporders, ongeacht het formaat, moet worden ontworpen om een ​​bedrijf de meeste informatie te geven om goede aankoopbeslissingen te nemen.

Een inkooporder is een handelsdocument dat een inkoopbedrijf naar een verkoopbedrijf stuurt dat de producten, hoeveelheden en prijs aangeeft. Het is een overeenkomst en een legaal aanbod om producten en / of diensten te kopen. Het volgen van inkooporders is belangrijk voor de interne controle van een bedrijf.

Het inkooporderformulier moet de gewenste orderdatum en -datum, de verzendmethode en de naam en het adres van de leverancier bevatten. Het moet ook het bestelde product, de kosten voor elk artikel en de totale prijs bevatten. Omzetbelasting moet ook worden opgenomen indien van toepassing. Het elektronisch genereren van inkooporderformulieren in sommige bedrijven kan ook aan voorraad worden gekoppeld om een ​​evenwicht van het product bij de hand te houden.

Eerst moet het bedrijf weten wat er is besteld. Het ontbreken van deze informatie kan ertoe leiden dat het bedrijf te weinig voorraad krijgt en niet kan voldoen aan de vraag van zijn klanten of te veel voorraad, wat ruimte verspilt en de cashflow vermindert. Met een goed volgsysteem voor inkooporders kan een bedrijf direct zien wat er is besteld en de status van de bestellingen volgen.

Een bedrijf dat een volgsysteem voor inkooporders gebruikt, beperkt ook de mogelijkheid van werknemersfraude. Het is bijvoorbeeld belangrijk om een ​​vooraf toegewezen nummer te hebben voor elke bestelling. Dit voorkomt de mogelijkheid dat een werknemer goederen bestelt bij een verkoper en de producten gebruikt voor persoonlijk voordeel.

Vaak gebruikt een bedrijf een geautomatiseerd systeem voor het maken en volgen van inkooporders. Op deze manier kan het bedrijf een productcatalogus bijhouden die kan worden gesorteerd op leverancier, product en prijs. Bovendien zal het systeem een ​​database produceren om een ​​inventarislijst op te slaan en die lijst voortdurend bij te werken. Er is software beschikbaar die het inkooporderformulier maakt, openstaande en voltooide inkooporders bijhoudt en zelfs inkooptrends analyseert om te helpen bij prijsonderhandelingen met leveranciers.

Een inkoopordervolgsysteem centraliseert inkoop, waardoor duplicatie wordt voorkomen. Een elektronisch systeem biedt ook een leveranciersdatabase en maakt het mogelijk om inkooporders per e-mail te verzenden om overtollig papierwerk te voorkomen. Met inkooporderbeheer kan het bedrijf zijn aankopen beheren en de mogelijkheid van diefstal beperken.