Wat zijn de beste tips voor voicemail-etiquette?

Een voicemail achterlaten kan zelfs enigszins stressvol zijn voor mensen die zich ongemakkelijk voelen om met een machine te praten. Vooral in zakelijke omgevingen kan men zich verplicht voelen om op een bepaalde manier te spreken of bepaalde woorden niet te zeggen. Gelukkig is de voicemail-etiquette vrij gelijkaardig aan die van andere vormen van zakelijke communicatie, en zolang de persoon die de voicemail verlaat duidelijk spreekt en relevante informatie achterlaat bij de opname, wordt de voicemail-etiquette grotendeels gevolgd. Men moet onthouden dat hij kort, nauwkeurig en goed gesproken is bij het achterlaten van een zakelijke boodschap, en bij het achterlaten van een informele boodschap, moet men er ook zeker van zijn de voicemailetiquette te volgen en kort en duidelijk zijn.

Bij het achterlaten van een bericht is het primaire doel om een ​​korte beschrijving te geven van wie de beller is en waar de beller in de toekomst kan worden bereikt. De persoon die de voicemail ontvangt, kan deze informatie niet verkrijgen als de beller niet duidelijk spreekt. Men moet zich niet door de boodschap haasten; hij of zij moet duidelijk spreken en alleen basisinformatie geven die de persoon die het gesprek ontvangt nodig heeft om terug te keren naar de beller. Laat een telefoonnummer achter op de opname en zorg ervoor dat u duidelijk spreekt, zodat de persoon die het gesprek ontvangt het kan begrijpen.

Bij zakelijke oproepen dicteert de voicemailetiquette dat de beller niet te informeel moet zijn met de persoon die de oproep ontvangt. De beller moet de voicemail beschouwen als een interactie met de werkelijke persoon; hij moet nadenken over hoe hij of zij zou omgaan met de persoon die de oproep ontvangt als het een face-to-face interactie was en dienovereenkomstig spreken. Slang, vloeken en overdreven vertrouwdheid moeten worden vermeden, hoewel dit niet betekent dat de beller koud en afstandelijk moet klinken. Iedereen die een voicemail ontvangt, zal positiever reageren op een heldere stem dan op een koude of boze, dus wees helder maar beleefd.

Om voicemail-etiquette te volgen, moet men ook lange voicemails met buitensporige details en kruipende diatribes vermijden. De voicemail is niet het juiste forum om een ​​onderwerp uit te werken dat moet worden besproken; het is eerder een manier om met een andere persoon te communiceren dat een persoonlijk gesprek of telefoongesprek noodzakelijk is. Beknoptheid kan een zakelijke relatie versterken in plaats van belemmeren, en men zou geen onmiddellijk antwoord van de geroepen persoon mogen verwachten. Het idee van een voicemail is om een ​​bericht achter te laten, niet om een ​​volledig gesprek te starten of voort te zetten.