Wat zijn de beste tips voor werkplekorganisatie?
Er zijn talloze manieren om een georganiseerde werkplek te creëren en te onderhouden. Door de beste tips voor werkplekorganisatie te volgen, kunt u tijd besparen, werknemers ontspannen en de productiviteit verhogen. Door een paar wijzigingen aan te brengen in de manier waarop u met papier omgaat, een kantoor inricht, een bureau gebruikt en op een computer werkt, kunt u genieten van een efficiëntere werkplek. Enkele tips zijn het gebruik van dagelijkse takenlijsten, het ordelijk houden van bestanden, het verminderen van rommel op de werkplek en het bijhouden van een planning in een kalender.
De organisatie van de werkplek hangt af van items waar u ze nodig hebt, wanneer u ze nodig hebt. Geschat wordt dat werknemers ongeveer een uur per dag verliezen bij het vinden van items die nodig zijn om taken te voltooien. Vasthouden aan een systeem van werkplekorganisatie kan de hoeveelheid tijd die elke dag verloren gaat verminderen door eenvoudigweg items te lokaliseren. Als een gewoonte, sluit u elke dag af met het maken van lijsten met taken die de volgende dag moeten worden uitgevoerd en begint u de volgende dag met het ophalen van al uw benodigde materialen. Markeer taken uit uw lijst terwijl u ze voltooit; hierdoor blijft u gedurende de dag gefocust op uw productiviteit.
Bestanden moeten ordelijk worden bewaard door iedereen die geïnteresseerd is in de organisatie van de werkplek. Scheid verschillende bestanden en bewaar ze in de juiste mappen. Vermijd willekeurig papierwerk en laat bestanden niet langer uit hun mappen achter dan nodig is. Maak het een persoonlijk doel om een stuk papier in te dienen zodra het uw handen raakt.
Creëer meer ruimte op uw werkplek. Rommel, inclusief meubels of decor, kan een negatief effect hebben op het concentratievermogen van een werknemer. Overweeg overbodige meubels te verwijderen om meer ruimte en denkruimte te creëren. Als u denkt dat uw kantoor te kaal lijkt, overweeg dan om het meubilair te vervangen door meer organisatorische hulpmiddelen zoals laden. Probeer op dezelfde manier de ruimte op uw bureau te vergroten door items te verwijderen die niet regelmatig worden gebruikt en door uw bureau aan het einde van elke dag leeg te maken.
Houd er rekening mee dat werkplekorganisatie meer omvat dan alleen fysieke items. Digitale gegevens, evenals fysieke objecten, moeten ook worden georganiseerd. Creëer een digitaal systeem dat logisch is voor u en uw bedrijf en implementeer het. Elk systeem dat het ophalen van belangrijke informatie eenvoudiger maakt, kan voordelig zijn voor uw werkplek.
De huidige digitale samenleving kan het voor werknemers gemakkelijk maken om agenda's op computers of digitale apparaten te gebruiken, maar als die digitale documenten verloren gaan, kan het moeilijk zijn om ze terug te vinden. Papieren kalenders bieden fysieke documentatie van taken, projecten, vergaderingen en opdrachten. Kalenders moeten groot genoeg zijn om tegemoet te komen aan de behoeften van de houder; Als een manager bijvoorbeeld een kalender bijhoudt, zou hij of zij moeten overwegen een kalender te kopen die hem of haar kan helpen werknemers bij te houden. Digitale kalenders kunnen ook worden bewaard, maar ze moeten een aanvulling vormen op fysieke kalenders en mogen niet in plaats daarvan worden gebruikt.