Wat zijn de beste manieren om fraude met zakelijke creditcards te voorkomen?
Er zijn een aantal manieren om fraude met zakelijke creditcards te voorkomen. Net als bij persoonlijke fraudepreventie is de belangrijkste stap die moet worden genomen bij het aanpakken van zakelijke creditcardfraude, zeer goed opletten voor alle accounts en snel zijn over het melden van ongeoorloofde of ongebruikelijke activiteiten. Omdat zakelijke creditcards zeer hoge kredietlimieten kunnen hebben om grote transacties te vergemakkelijken, is het ook van cruciaal belang dat dergelijke kaarten fysiek zo veilig mogelijk zijn.
Wanneer officieren en werknemers zakelijke creditcards krijgen, moeten ze vertrouwd zijn met het creditcardbeleid van het bedrijf. Kaarten mogen alleen worden gebruikt voor geautoriseerde zakelijke uitgaven en mogen niet worden uitgeleend of gedeeld met anderen. Mensen moeten duidelijke documentatie bewaren en deze bij hun verklaringen indienen om aan te tonen dat er geen frauduleuze of persoonlijke transacties op de verklaring staan.
Personen die bedrijfskaarten hebben, moeten eraan worden herinnerd dat zij verantwoordelijk zijn voor het beveiligen van de kaarten die onder hun hoede zijn. Indien mogelijk moeten ze fysiek kaarten vegen in plaats van nummers via de telefoon of online in te dienen. Bovendien moeten ze alle uitspraken nauwgezet controleren op tekenen van bijzondere activiteit. Dergelijke activiteit moet onmiddellijk aan de kaartuitgever en het bedrijf worden gemeld, zodat de kaart kan worden geannuleerd om verdere transacties te voorkomen.
Bedrijven moeten ook zorgvuldig overwegen of individuele werknemers creditcards nodig hebben. Zakelijke creditcardfraude kan worden beperkt door het aantal accounts dat bij een bedrijf hoort laag te houden en het aantal kredietlimieten op individuele kaarten te beperken. Een werknemer die bijvoorbeeld een creditcard heeft gekregen om alleen benzine te kopen, heeft waarschijnlijk geen grote kredietlimiet nodig of kan een speciale gaskaart krijgen die alleen kan worden gebruikt voor brandstofaankopen.
Een veel voorkomende vorm van zakelijke creditcardfraude treedt op wanneer werknemers vertrekken en hun kaarten niet worden verzameld en geannuleerd. Wanneer een medewerker ontslag neemt of wordt ontslagen, moeten alle beveiligde items die de medewerker heeft, waaronder kantoorsleutels, identificatiekaarten, creditcards, laptops, bedrijfstelefoons en ander materiaal, worden verzameld. Als werknemers een van deze items verliezen, moet het verlies onmiddellijk worden gemeld, zodat het bedrijf indien nodig beveiligingsmaatregelen kan nemen.
Verkopers kunnen een andere bron van fraude met zakelijke creditcards zijn, hetzij per ongeluk of opzettelijk. Bedrijven moeten alleen werken met leveranciers die beveiligde transacties kunnen afhandelen en ze moeten leveranciers vragen naar de beveiliging van hun zakelijke gegevens. Het is ook raadzaam om leveranciers te vragen naar hun kostenbeleid om ervoor te zorgen dat niet per ongeluk wordt aangenomen dat een legitieme afschrijving zakelijke creditcardfraude is.