Wat zijn de verschillende stijlen van zakelijke communicatie?

Bedrijfscommunicatie is een brede context die de manier omvat waarop een bedrijf zichzelf intern en extern presenteert en zijn boodschap overbrengt aan de consument. Het bestaat uit zowel mondelinge als schriftelijke communicatie, maar het is het gedeelte dat schriftelijk plaatsvindt dat de stijl en het imago van een bedrijf bepaalt. Over het algemeen kan een bedrijf kiezen voor zakelijke communicatiestijlen die formele, informele en informele manieren van adresseren omvatten.

Bedrijven nemen vaak strategische beslissingen met betrekking tot de stijlen van zakelijke communicatie die werknemers kunnen gebruiken om verschillende taken uit te voeren. Het is redelijk om te zeggen dat als een bedrijf geen proactieve houding aanneemt ten aanzien van zakelijke communicatiestijl, het waarschijnlijker is dat er ernstige problemen ontstaan ​​door miscommunicatie. Sommige bedrijven hebben een zeer geavanceerd communicatieplan met details over de aanpak en toon voor alle soorten communicatie. Anderen met kleinere budgetten hebben de neiging de communicatiestijl op te splitsen in interne en externe benaderingen.

Interne communicatie is eerder informeel of informeel. Een bedrijf verbiedt meestal bepaalde soorten taal of gedrag, maar heeft de neiging om formele communicatieregels tussen werknemers te versoepelen. Dit betekent dat een medewerker zich niet per se zorgen hoeft te maken over de schrijfstijl bij het verzenden van een e-mail naar een collega. Zijn correspondentie kan vriendelijker zijn en gebruik maken van spreektaal.

Er blijft vaak een onderscheid tussen horizontale en verticale interne communicatie. Adresstijlen die geschikt kunnen zijn tussen twee werknemers die dezelfde functie hebben, kunnen ongepast zijn in een communicatie van een werknemer naar zijn baas. Interne bedrijfscommunicatie kan dus vaak informeel zijn, met bepaalde normale parameters van fatsoen.

Externe communicatie heeft meestal stijlen van zakelijke communicatie geïdentificeerd voor elk type zakelijke interactie met externe partijen. Een bedrijf kan zijn werknemers bijvoorbeeld instrueren om in een formele stijl te communiceren met huidige en potentiële klanten. Dit betekent dat mensen op titel en achternaam worden aangesproken, zelfs als de correspondentie bijvoorbeeld per e-mail is.

Evenzo kan een bedrijf een formele stijl opleggen in schriftelijke rapporten, zoals het jaarverslag aan de aandeelhouders. Dit voorkomt dat werknemers te vriendelijk worden met externe partijen of ongepaste informatie onthullen tijdens een grapje. In feite is de standaardcommunicatiestijl voor de meeste bedrijven formeel, omdat het moeilijker is om fout te gaan door een bepaalde afstand in de communicatie met derden te observeren.

Bedrijven die informele, informele of informele zakelijke communicatie met externe partijen toestaan, beperken doorgaans de toestemming tot marketing. Als de marketingafdeling een product op een bepaalde manier wil positioneren, of een boodschap verstuurt die volgens het bedrijf een vriendelijke toon moet hebben, worden deze stijlen gebruikt. Minder formele stijlen van zakelijke communicatie zijn meestal alleen geschikt in andere externe contexten wanneer er een zeer nauwe relatie bestaat tussen de werknemer en de derde partij die een meer ontspannen communicatiestijl rechtvaardigt.