Wat zijn de verschillende soorten Asset Management-applicaties?
Een activabeheertoepassing wordt door organisaties gebruikt om activa bij te houden, inventaris te beheren en upgrades of vervangingen naar fysieke activa te plannen. Elk type activabeheertoepassing is meestal een gecentraliseerde locatie met gedetailleerde informatie over bedrijfsmiddelen. De toename van elektronische mediaformulieren in het bedrijfsleven heeft geleid tot de ontwikkeling van software die ook digitale activa volgt. Het bijhouden van bedrijfsmiddelen thuis is een ander type vermogensbeheerapplicatie die is ontworpen voor persoonlijk gebruik.
Bedrijfsmiddelen zijn materiële middelen en kunnen IT-apparatuur, kantoorapparatuur, voertuigen en onroerend goed omvatten. Digitale activa kunnen bedrijfslogo's, audio- of video-opnamen zijn en bestanden die elektronisch worden opgeslagen op bedrijfsnetwerksystemen. Een lijst met persoonlijke eigendommen kan meubels, antiek en dure sieraden bevatten.
Het gebruik van een activabeheertoepassing kan realtime boekhouding van het vermogen van het bedrijf bieden in termen van onroerend goed en fysieke activa. Vrijwel elk type materieel actief dat waardevol is voor het bedrijf, wordt bijgehouden in een applicatie voor vermogensbeheer. De managementapplicatie kan een bedrijf ook helpen om de levenscyclus van de activa bij te houden. Dit kan helpen bepalen wanneer en of een vervanging nodig is.
Er zijn verschillende belangrijke functies in een activabeheertoepassing. De gedetailleerde informatie die is opgeslagen, kan onderhoudsgegevens en garanties op apparatuur volgen. Sommige activabeheersoftware kan ook een barcodesysteem hebben dat het eenvoudiger maakt om de locatie van een activum te identificeren. De meeste toepassingen kunnen ook een rapportagefunctie bevatten die door verschillende afdelingen kan worden gebruikt.
Kleine bedrijven gebruiken doorgaans kant-en-klare activabeheersoftware om activa bij te houden. De software kan ook worden gebruikt om voorraadniveaus, verkooprecords en gerelateerde boekhoudfuncties bij te houden. Dit soort informatie is over het algemeen noodzakelijk bij het invullen van inkomsten- en belastingaangiften. Deze applicaties zijn doorgaans goedkoper voor een bedrijf met een klein budget, maar moeten toch de inventaris kunnen beheren en activa kunnen bijhouden.
Voor grote bedrijven kan een geavanceerder systeem worden gebruikt om een groter volume activa te verwerken dat zich op meerdere locaties zou kunnen bevinden. De software kan doorgaans ook een gedetailleerde boekhouding bieden van alle activa die het bedrijf bezit. De informatie is over het algemeen hetzelfde als bij software voor kleine bedrijven, met uitzondering van bredere activacategorieën en de capaciteit voor meer informatie.
Misplaatste activa kunnen het winstpotentieel van een bedrijf uithollen. Het gebruik van activabeheertoepassingen kan bijdragen aan de productiviteit van bedrijven. Het hebben van een gecentraliseerde database van activa kan de hoeveelheid tijd verminderen die werknemers zoeken naar inventaris of activa bij het uitvoeren van bepaalde taken.
Activabeheertoepassingen voor thuisgebruik kunnen een inventaris van activa bijhouden voor verzekeringsdoeleinden of tijdens verhuizing. Een persoon kan een lijst hebben met items zoals sieraden, elektronica en kunstcollecties. Informatie over wanneer elk item is gekocht en de geschatte waarde kan beschikbaar zijn als een item verloren of gestolen is.