Wat zijn de verschillende soorten hulpmiddelen voor activabeheer?
Er zijn hulpmiddelen voor activabeheer beschikbaar om particulieren, kleine bedrijven en grote organisaties te ondersteunen. De meeste hulpmiddelen voor activabeheer zijn software of op internet gebaseerde systemen. Er zijn hulpmiddelen die vaste activa ondersteunen, terwijl andere hulpmiddelen digitale activa ondersteunen, en sommige hulpmiddelen ondersteunen meerdere soorten activa.
Een persoon is misschien geïnteresseerd in een hulpmiddel voor activabeheer waarmee hij vaste en roerende items kan volgen. Met deze tools kan het individu een thuisinventaris van alle waardevolle items bijhouden. Individuele activabeheersoftware kan worden gekocht als een zelfstandige toepassing of als onderdeel van een algeheel persoonlijk boekhoudpakket.
Kleine bedrijven kunnen veel verschillende soorten bedrijfsactiva beheren. Een klein bedrijf kan software gebruiken die vergelijkbaar is met die van een persoon voor het volgen van deze activa. Veel softwareprogramma's zijn beschikbaar om elk type inventaris en planning bij te houden. Het kan voor een klein bedrijf gemakkelijker zijn om meerdere softwaretools te vinden om zijn bedrijfsmiddelen te beheren. Over het algemeen is het voor kleinere organisaties goedkoper om programma's aan te schaffen die specifieke soorten activa beheren, in plaats van een softwareprogramma dat alle soorten activa beheert.
Grote organisaties zoals bedrijven of overheidsinstanties hebben de neiging om activabeheertools aan te schaffen die veel verschillende soorten activa binnen hetzelfde programma ondersteunen. De kosten van een softwarelicentie voor dergelijke middelen voor activabeheer kunnen over verschillende delen van de organisatie worden verdeeld. Met behulp van één softwareprogramma om alle middelen te beheren, kan de organisatie activa samen of afzonderlijk rapporteren en analyseren. Dit soort hulpmiddelen voor activabeheer wordt vaak gekoppeld aan andere grote organisatiesystemen, zoals financiële boekhouding of noodhersteltoepassingen.
Het is soms moeilijk voor een grote organisatie om haar digitale activabeheer op te nemen in hetzelfde programma dat de organisatie gebruikt voor alle andere activabeheerprocessen. Dit komt door de behoefte aan meer een bibliotheek om digitale middelen te beheren in plaats van een database met informatie. Digitale activa zijn ook talrijker dan andere soorten activa. Een systeem om deze activa te beheren heeft bredere mogelijkheden nodig om specifieke activa te taggen met incrementele informatie.
Een digitaal activabeheersysteem kan andere soorten activa ondersteunen. Over het algemeen zal een individu of een klein bedrijf eerder geneigd zijn om deze gemengde vermogensbeheerbenadering te gebruiken. In dit scenario kan de persoon zijn of haar volledige fotobibliotheek opnemen in dezelfde set databases als zijn of haar thuisinventaris. Een digitaal activabeheerprogramma ondersteunt waarschijnlijk het taggen van middelen met meerdere stukken informatie voor het ophalen.