Wat zijn de verschillende soorten bedrijfscommunicatieplannen?
Zakelijke communicatieplannen brengen informatie over van de ene persoon of groep naar de andere. Hoewel de definitie simplistisch klinkt, heeft elk type plan een specifiek doel in een bedrijf en wordt het mogelijk niet vaak gebruikt. Verschillende soorten bedrijfscommunicatieplannen zijn intern, extern en crisis, waarbij de laatste mogelijk een mix is van de eerste twee. Bedrijven zetten deze plannen in, zodat er een constante informatiestroom is tussen alle partijen in of gerelateerd aan het bedrijf. Veel gebruikers zijn betrokken bij het verzenden en ontvangen van communicatie, waardoor deze plannen erg belangrijk zijn.
Interne bedrijfscommunicatieplannen vertegenwoordigen berichten die alleen bedoeld zijn voor die stakeholders binnen een bedrijf. Dit zijn vaak eigenaars, managers en werknemers. Bij dit plan kunnen verschillende soorten communicatiemethoden aanwezig zijn, zoals telefoon, e-mail, conferenties of persoonlijke ontmoetingen en beoordelingen. Het communicatieplan wordt veelvuldig gebruikt als de stakeholders berichten heen en weer door het systeem sturen. Externe gebruikers zijn zelden actief in dit communicatieplan omdat de inhoud van berichten zeer geheim kan zijn en gevoelige bedrijfsinformatie kan bevatten.
Externe bedrijfscommunicatieplannen zijn gewoon het tegenovergestelde van het bovenstaande plan; externe belanghebbenden die informatie nodig hebben, gebruiken deze. Hoewel het misschien klinkt dat interne en externe bedrijfscommunicatieplannen soms dezelfde informatie bevatten, is dit niet altijd zo. Openbare bedrijven hebben bijvoorbeeld vaak een specifiek persoon of kantoor dat alle externe communicatie of berichten afhandelt. Dit zorgt voor een verenigd front, omdat bedrijven moeilijke zakelijke periodes doormaken of berichten naar externe groepen moeten verzenden. Eigenaren en leidinggevenden zijn vaak zeer betrokken bij deze plannen om ervoor te zorgen dat er geen negatieve berichten of tonen worden verzonden naar externe belanghebbenden.
Een crisiscommunicatieplan is een speciale vorm die alleen werkt tijdens een crisis die door het bedrijf wordt ervaren. Alle zakelijke communicatieplannen hebben een vorm van crisiselement. Een bedrijf kan tijdens zijn levensduur veel verschillende crises doormaken, hoewel niet alle situaties voor alle bedrijven een crisis zijn. Een interne crisis kan bijvoorbeeld een plotseling gebrek aan natuurlijke hulpbronnen zijn. Het bedrijf moet vervolgens aan interne belanghebbenden communiceren hoe het bedrijf en zijn elementen op deze crisis zullen reageren en de normale bedrijfsvoering zullen handhaven.
Als er zakelijke communicatieplannen voor crisissituaties bestaan, kan een bedrijf een gemengd communicatiekanaal creëren. Dit zorgt ervoor dat een bedrijf zijn reacties op crises effectief kan communiceren naar zowel interne als externe belanghebbenden. Nogmaals, dit maakt een verenigd communicatiefront mogelijk en zorgt voor stabiliteit in een moeilijke tijd.