Wat zijn de verschillende soorten hulpmiddelen voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen?
Bedrijfsprocesmapping is een concept dat geschreven woorden en visuele lay-outs gebruikt om typische functies uit te leggen. Naarmate de praktijk populairder werd, zijn er een aantal tools voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen ontwikkeld om het eenvoudiger en sneller te maken. De meest gebruikte tool is processmapping-software, die een organisatie veel voordelen kan bieden, waaronder de mogelijkheid om bestaande processen te documenteren en ervoor te zorgen dat ze effectief zijn in het bereiken van de bedrijfsdoelen.
Deze tools kunnen ook procesmodellering bieden, waardoor realtime inzicht wordt verkregen in hoe voorgestelde wijzigingen van invloed kunnen zijn op bestaande processen en de algemene bedrijfsfunctie. Een ander voordeel van de software is om bestaande processen te helpen automatiseren en te integreren in meerdere bedrijfsonderdelen. Mapping-tools kunnen bedrijven helpen te voldoen aan voorschriften zoals ISO 9000, die mogelijk documentatie van processen van het kwaliteitssysteem vereisen.
De eerste stap bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is meestal het documenteren van bestaande bedrijfsprocessen. Bedrijfsproces mapping tools bieden de mogelijkheid om stroomdiagrammen en andere tools te maken die bestaande processen en hun relaties visueel met elkaar illustreren. Nadat processen zijn gedocumenteerd, kunnen ze worden geanalyseerd en beoordeeld om te zorgen dat ze de real-life activiteiten van de organisatie adequaat vastleggen. Procesmapping maakt het ook eenvoudiger om inefficiënties en verbeterpunten in processen te identificeren.
Vervolgens kan het bedrijf modellen maken van de processen die in kaart zijn gebracht. Met modellering kunnen voorgestelde wijzigingen in het systeem worden geïmplementeerd in hypothetische situaties, waardoor proceseigenaren de mogelijke resultaten van een verandering kunnen observeren en kunnen beoordelen of het effectief de inefficiënties aanpakt die ze mogelijk in de eerste stap hebben geïdentificeerd. Met processimulaties kan een aantal voorgestelde wijzigingen worden geïmplementeerd en de effecten ervan worden waargenomen en geëvalueerd voordat daadwerkelijke organisatorische wijzigingen worden aangebracht.
Organisaties kunnen ook hulpprogramma's voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen gebruiken om bestaande functies te automatiseren, waardoor de efficiëntie en uniformiteit tussen verschillende afdelingen wordt verhoogd. Software kan de systemen van verschillende afdelingen helpen met elkaar te "praten" en benodigde informatie te delen. Procesautomatisering bespaart vaak tijd en geld en helpt grotere bedrijven bij het implementeren van uniforme workflowprocessen in alle geledingen van het bedrijf.
Uniformiteit kan nodig zijn voor organisaties die moeten voldoen aan verschillende voorschriften, zoals ISO 9000. Veel regelgevende instanties eisen van bedrijven dat zij hun processen documenteren en de naleving van het bedrijf garanderen. Deze tools kunnen de benodigde documentatie leveren, individuele compliance volgen en gebieden identificeren waar aanvullende training nodig is.