Wat zijn de verschillende soorten bedrijfssoftware?
Een van de beste investeringen die een kleine bedrijfseigenaar kan doen, is het kopen van geschikte bedrijfssoftware. Het type bedrijfssoftwarepakket dat een bedrijfseigenaar nodig heeft, hangt vaak af van de grootte van het bedrijf en de taken die moeten worden geautomatiseerd. De gemeenschappelijke keuzes voor zakelijke software zijn software voor zakelijke facturering, factureringssoftware, loonadministratiesoftware, databasesoftware en software voor activabeheer.
Zakelijke factureringssoftware en factureringssoftware elimineren de noodzaak om elke factuur helemaal opnieuw te maken. Dit type software bevat vaak gebruiksklare sjablonen die kunnen worden aangepast aan het bedrijf. De gebruiker voert eenvoudig de klant- of klantinformatie in de database in en selecteert naar wie de factuur moet worden verzonden. Er is vaak een optie om ook het type factuur te selecteren dat moet worden verzonden. De software vraagt de bedrijfseigenaar om gegevens in de toepasselijke velden in te voeren en genereert een factuur die moet worden verzonden wanneer alle benodigde velden zijn ingevoerd.
Payroll-software kan het beheer van loonheffingen en betalingen aan werknemers en onafhankelijke contractanten eenvoudiger en sneller maken. Met veel programma's kunnen gebruikers loonstrookjes en andere formulieren afdrukken die nodig zijn voor belastingdoeleinden, zoals W-2's en W-3's. Of een bedrijf nu één of meerdere duizenden werknemers heeft, er is waarschijnlijk een softwareoplossing voor de loonadministratie om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen.
Databasesoftware helpt kleine bedrijven belangrijke informatie op te slaan en te delen die nodig is om het bedrijf te beheren, zoals namen en adressen van contactpersonen, takenlijsten en documenten. Bedrijven gebruiken vaak een van de drie manieren om de database te installeren en openen: webgebaseerde, desktop- of serverdatabase. Een groter bedrijf heeft meestal een serverdatabase nodig, vanwege de grootte van de bestanden die moeten worden opgeslagen. Kleine en middelgrote bedrijven kiezen vaak voor webgebaseerde of desktopdatabases.
Software voor activabeheer wordt vaak gebruikt door alle soorten bedrijven die betrokken zijn bij fysieke verkoop, distributie of productie. Elke bedrijfseigenaar die de taak van het beheer van fysieke en immateriële activa wil automatiseren, kan er meestal baat bij hebben. De bedrijfseigenaar kan bijvoorbeeld informatie invoeren over de resultaten van serviceonderhoud en de software voor activabeheer kan op zijn beurt informatie genereren, zoals afschrijvingswaarde en vervangingsdata. Immateriële activa, zoals software en patenten, kunnen ook worden beheerd.
De beslissing om bedrijfssoftware te kopen, hangt vaak af van andere opstartkosten of de hoeveelheid winst die het bedrijf genereert. De voordelen van het automatiseren van routinematige zakelijke taken maken een bedrijf meestal effectiever. Vaak wordt de prijs van het kopen van bedrijfssoftware gecompenseerd door de besparingen die het genereert.