Wat zijn de verschillende soorten factuurpapier?

Facturen worden in verschillende bedrijfstakken gebruikt om een ​​betaling aan te vragen van een partij die betrokken is bij een zakelijke transactie. Hoewel het type factuurpapier meestal wordt gebruikt door het bedrijf dat de factuur afgeeft, zijn er enkele soorten die bijzonder goed zijn voor bepaalde bedrijfstakken. De gebruikelijke soorten factuurpapier variëren van gewoon printerpapier dat perfect is voor een e-mailfactuur, tot verschillende soorten factuursjablonen die kunnen worden gekocht bij een kantoorwinkel.

Veel mensen kiezen ervoor om elektronische facturen te gebruiken, in welk geval ze niet eens hoeven te worden afgedrukt. Ze kunnen worden gemaakt met behulp van factureringssoftware, of zelfs alleen algemene spreadsheets die op de standaardcomputer bestaan, en vervolgens per e-mail worden verzonden. Als een hardcopy moet worden gemaakt, kan een factuur worden afgedrukt op normaal printerpapier voor archivering. Daarom is specifiek factuurpapier niet altijd nodig.

Anderzijds vereisen sommige bedrijven dat facturen ter plaatse worden aangemaakt. Aannemers maken bijvoorbeeld doorgaans berekeningen op de locatie van hun volgende project en noteren de factuurinformatie voor de klant. In dergelijke gevallen is een blanco blanco facturen nodig, op welk moment het gebruikte type factuurpapier belangrijk wordt.

Een type blanco factuurboek dat kan worden gekocht, bevat carbonpapier met een vel droge inkt dat bij elkaar wordt gehouden met was. Wanneer het onder één vel papier wordt geplaatst, en bovenop nog een vel, kan de inkt van het bovenste papier naar de onderkant doorlopen, waardoor een kopie ontstaat. Het origineel kan onmiddellijk aan de klant worden overhandigd, waardoor het bedrijf de nieuwe kopie kan bewaren voor archiveringsdoeleinden zonder een kopieermachine te hoeven gebruiken. Dit soort factuurpapier wordt vaak als verouderd beschouwd, maar sommige bedrijven houden zich al jaren aan deze beproefde methode en blijven deze gebruiken.

Ondanks het nut van carbonpapier, heeft het de neiging om in de handen te vlekken wanneer het wordt gehanteerd, dat is de reden waarom zelfkopiërend factuurpapier het meestal heeft vervangen. De meeste factuurboeken die worden verkocht in kantoorbenodigdheden bevatten zelfkopiërend factuurpapier en hebben meestal twee of drie formulieren. Boeken met twee verschillende vormen hebben een witte kopie, het origineel dat vaak aan de klant wordt gegeven, en een gele kopie, meestal bewaard voor archieven. Degenen met drie formulieren bevatten naast wit en geel een roze kopie, waarmee een extra kopie van de factuur wordt verstrekt die doorgaans wordt gegeven aan debiteuren indien van toepassing.