Wat zijn de verschillende soorten inkoopoplossingen?
Er zijn vier soorten inkoopoplossingen die vaak worden aangetroffen in de zakelijke omgeving. Voor alle vier deze oplossingen is aanzienlijke expertise vereist voor het opzetten, ondersteunen en beheren. Inkoop of inkoop is een term die wordt gebruikt om activiteiten te beschrijven die verband houden met de verwerving van goederen en diensten voor een bedrijf of organisatie. Een inkoopoplossing kan een elektronische tool, softwareoplossing, externe leverancier of gecontracteerde dienstverlener zijn.
Er is een groeiende trend in de richting van elektronische inkoop, waardoor de tijd die nodig is om de koopcyclus te voltooien, wordt verkort door gebruik te maken van elektronische documenten, automatische goedkeuringen en gerelateerde workflowtools. Om een elektronische inkoopoplossing op te zetten, moeten leveranciers een online productcatalogus maken, compleet met artikelbeschrijvingen en prijzen. Zakelijke gebruikers moeten een methode hebben om toegang te krijgen tot de catalogus, hun items te selecteren en een betaalmethode te bieden. Veel grote bedrijven hebben een elektronisch inkoopsysteem geïntegreerd met het financiële systeem.
Bijna alle computerboekhoudsystemen bevatten verschillende inkoopoplossingen. Elk van de verschillende boekhoudsystemen biedt een scala aan functionaliteit binnen het inkoopsysteem. Standaard inkoopoplossingen bieden tools om inkoopaanvragen, bestellingen, biedingen en tenders te maken. De mogelijkheid om goederenontvangsten, goederenretouren en facturen te verwerken, kan deel uitmaken van de inkoopoplossing of het boekhoudsysteem. De integratie van inkoop en boekhouding vereist een aanzienlijke hoeveelheid inspanning en is mogelijk niet met alle systemen mogelijk.
Een externe leverancier wordt vaak gecontracteerd om eigen inkoopoplossingen te leveren en te ondersteunen. In dit model wordt de inkoopsoftware volledig gehost, beheerd en ondersteund door de leverancier. Gebruikers binnen het bedrijf krijgen gebruikersaccounts en de mogelijkheid om de vereiste inkoopactiviteiten uit te voeren in zijn of haar functie.
Activiteitenrapporten, kostenbesparingen en controletrajecten worden maandelijks of driemaandelijks aan het senior management verstrekt. Dit type inkoopoplossing is populair bij kleine bedrijven met meerdere externe kantoren. De kosten voor het implementeren en ondersteunen van een op internet gebaseerde inkoopoplossing kunnen te hoog zijn.
Gecontracteerde dienstverlenende bedrijven die inkoopoplossingen bieden, zijn meestal gericht op het leveren van expertise in de traditionele inkoopdiensten. Deze gebieden zijn onder meer aanbestedingen, veilingbeheer, aanvragen voor beoordeling van voorstellen en contractonderhandelingen. In kleine en middelgrote bedrijven komen deze activiteiten niet vaak voor. Medewerkers hebben onvoldoende gelegenheid om het vaardigheidsniveau te ontwikkelen dat nodig is om deze taken effectief te voltooien. Inkoop is een gebied van mogelijke besparingen voor de meeste bedrijven, en het is belangrijk om de juiste middelen te gebruiken om deze besparingen te verkrijgen.