Wat zijn de verschillende soorten competenties van projectmanagers?
Er kunnen net zoveel verschillende projectmanagercompetenties zijn als er projectmanagers zijn, of op zijn minst projecttheoretici. Veel van de instructeurs van cursussen voor projectbeheer zullen drie hoofdthema's behandelen: de mogelijkheid om tijd, middelen en uitgaven te beheren. De drie arena's zijn niet onafhankelijk van elkaar, maar zijn nuttig voor het onderscheiden van de juiste competenties die vereist zijn om als projectmanager (PM) succesvol te zijn.
Tijdbeheer is het in overweging nemen van planningen en deadlines en het vermijden van vertragingen. Een belangrijke competentie van de projectmanager in het beheer van tijd is de ontwikkeling van een gedetailleerde werkbeschrijving. Dit wordt vaak gepresenteerd als een Statement of Work (SOW), inclusief een scope die het project beperkt en een einde definieert, en een Work Breakdown Structure (WBS), die het project in overzichtstaken, taken, subtaken en taakdetails beschrijft of in zoveel niveaus als nodig. Een grafische weergave van de WBS tegen de tijd wordt meestal opgesteld als een Gantt-diagram of een ander formaat. Een PM is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en goedkeuring van de SOW, de scope, de WBS en de planning.
Om ervoor te zorgen dat de WBS en het tijdschema haalbaar zijn, moet de PM een andere competentie van een projectmanager aantonen: het vermogen om met afdelingsmanagers te communiceren zonder het voordeel van een rapportagerelatie. Functioneel managers houden zich primair bezig met prestaties op hun eigen gebied en minder met integratie met andere functies. Daarom maakt de PM gebruik van zowel mensenvaardigheden als een diepgaand begrip van het totale project, zijn technische resultaten en het tijdsbestek en budget om gedetailleerde informatie te trekken die anders het schema zou kunnen bedreigen als deze niet snel wordt ontdekt.
Een grondige kennis van het project zelf houdt in dat u bekend bent met of leert alle functionele afdelingstaken die projectkosten met zich meebrengen. Kennis van de juridische positie van het project is ook nuttig, zoals de octrooiportfolio of patentplannen van het project. Functionele gebieden waaruit gegevens kunnen worden verzameld zijn onder andere kwaliteitscontrole, producttests, verandermanagement en engineering. Geen van deze functies maakt het product daadwerkelijk, maar er zijn talloze taken die elk moeten uitvoeren om het project te ondersteunen.
Hulpbronnen verwijzen naar elke energie- of materiaalbron die nodig is voor het project of die de voltooiing van het project ondersteunen. Het verwerven van geschikte middelen valt vaak onder de verantwoordelijkheid van de inkoopmanager. Kopers zullen specificaties nemen en proberen die materialen te bestellen die aan de vereisten voldoen zonder deze tegen de best mogelijke kosten te overschrijden. De inkoopmanager heeft vaak een lange geschiedenis van aankopen voor vergelijkbare projecten en kent de leveranciers en markten goed. Door gebruik te maken van die kennis en daarop voort te bouwen om nieuwe leveranciers te overwegen, materialen te vervangen of om betere prijzen te bedingen, vertoont een PM een andere competentie van een projectmanager.
De personeelsafdeling (HR) kan een geweldige hulpbron zijn voor de PM door het aanwervingsproces af te handelen en de PM en functionele managers te helpen beslissen over passende personeelsniveaus, ideale kandidaten en te onderhandelen over de acceptatie van vacatures. Een belangrijke competentie van de projectmanager is de mogelijkheid om de WBS te vertalen in mankrachtbehoeften en uiteindelijk in functiebeschrijvingen. De HR-afdeling heeft de referenties waarmee de functionele afdelingsmanagers of de PM de behoeften van het project kunnen evalueren aan de hand van de beschikbare talentenpool.
Kostenbeheersing is afhankelijk van vele factoren, waaronder factoren die buiten de controle van projectmanagement vallen. De PM toont de competentie van een projectmanager door deze risico's te beperken door te anticiperen op overschrijdingen, uitval van apparatuur en wijzigingen in de planning. Hoewel de precieze aard van de moeilijkheid onbekend is, evenals de timing, kan de PM het verwachte goede resultaat van het project aanzienlijk vergroten door ontslagen, flexibiliteit en besparingen toe te voegen aan de projectportfolio wanneer de gelegenheid wordt geboden.
Boekhouding en financiën vormen ook een behoefte aan competentie van projectmanagers. De PM moet algemene boekhoudprincipes begrijpen, hoe de boekhoudsoftware van het project werkt, en op de hoogte zijn van eventuele financieringsstructuren die de bevredigende voltooiing van het project kunnen beïnvloeden. Het opstellen en onderhouden van het projectbudget is een belangrijke competentie van de projectmanager. De premier moet weten hoe het budget moet worden gelezen en hoe de regelitems aan elkaar zijn gerelateerd.