Wat zijn de verschillende soorten voorstelformaten?
De verschillende soorten voorgestelde indelingen zijn afhankelijk van de branche en de unieke vereisten. Er zijn vier algemene indelingen die worden gebruikt bij het maken van een zakelijk voorstel: offerte voor services, reactie op aanvraag voor een voorstel, voorstel voor zakelijke services en bouwvoorstel. Deze verschillende voorstelformaten zijn ontworpen om een structuur te bieden voor bedrijven die in aanmerking willen komen voor een specifiek contract. De formaten zijn niet gereguleerd en kunnen dus per bedrijf enigszins verschillen op basis van hun vereisten.
Het initiële voorstelformaat wordt verstrekt door de potentiële klant, die de aanvraag tot het indienen van voorstellen (RFP) heeft gedaan. Dit document wordt gebruikt om gedetailleerde specificaties te bieden aan een breed scala van leveranciers. Het is de verantwoordelijkheid van de leverancier om de RFP te beoordelen, te bepalen of deze aan de eisen van de klant kan voldoen en een reactie voor te bereiden. Alle voorstellen en reacties zijn schriftelijk en maken deel uit van de wettelijke contractovereenkomst tussen een leverancier en een klant.
Offerte voor diensten omvat de achtergrond van de dienstverlener, een gedetailleerd antwoord op het RFP-document. In dit document is een gespecificeerde lijst opgenomen van de diensten die het bedrijf kan leveren, en alle diensten die door een onderaannemer zouden worden geleverd. Servicevoorstellen bevatten doorgaans een sectie over huidige servicevereisten, een doorlopend servicecontract en de Service Level Agreement (SLA). Gedetailleerd in de SLA is een lijst van de exact te leveren diensten en op welk expertiseniveau. Beschikbare datums voor bronnen, kopieën van cv's, getuigenissen van klanten en referenties zijn ook gebruikelijk in dit type voorstelformaat.
Een reactie op het RFP-voorstelformaat wordt meestal bepaald door de RFP zelf. Het gedetailleerde gedeelte van het antwoord moet worden opgemaakt om overeen te komen met de werkelijke RFP. Het doel van dit type opmaak is ervoor te zorgen dat de klanten hun verzoek gemakkelijk kunnen vergelijken met het antwoord, waarbij eventuele verschillen of vragen op een gespecificeerde basis worden genoteerd.
Het voorstelformaat voor zakelijke services is typerend voor een verkooppresentatie. Het is niet ongebruikelijk dat het voorstel een combinatie is van vergaderingen en schriftelijke antwoorden. Servicebrochures, algemene overzichten en verwijzingen van eerdere klanten vormen het primaire materiaal in dit formaat. Het is belangrijk op te merken dat prijs- en leveringsdetails meestal verhandelbare items zijn, met meerdere iteraties vereist voordat een definitief contract wordt voorbereid.
Constructievoorstellen zijn zeer gedetailleerde documenten en bevatten altijd blauwdrukken, specificatiedocumenten en gespecificeerde tijdlijnen. Naast dit detailniveau is er vaak een weergave door een kunstenaar van het voorgestelde product, of een driedimensionaal model om de klanten te helpen het eindresultaat te visualiseren.