Wat zijn de verschillende soorten openbare archieven?

Openbare registers zijn die registers die beschikbaar zijn voor openbare inspectie. Deze records worden vaak gratis ter inzage aangeboden aan het publiek op de locatie waar ze zijn opgeslagen. In andere gevallen zijn ze mogelijk tegen een kleine vergoeding beschikbaar. Openbare registers worden vaak genoemd op basis van waar ze worden bewaard of waar ze vandaan komen. Er zijn rechtbankverslagen, staats-, provinciale en stadsregisters. Er zijn ook registers beschikbaar voor het publiek die door de federale overheid worden bewaard.

Theoretisch zou in een democratie elk record dat wordt geproduceerd en betaald op kosten van de belastingbetaler een openbaar record moeten zijn. Er zijn echter gevallen waarin deze records mogelijk niet onmiddellijk beschikbaar zijn. Dit gebeurt vaak in het geval dat de informatie in het dossier de nationale veiligheid in gevaar zou brengen, een rechtszaak zou verstoren of inbreuk zou maken op het recht op privacy van een persoon. Op een gegeven moment kunnen de records beschikbaar worden gesteld. Degenen die dat zijn, kunnen gerubriceerde openbare registers worden genoemd.

Elk afzonderlijk rechtsgebied behandelt openbare registers enigszins anders. In sommige staten kan het bijvoorbeeld nodig zijn om een ​​geboorteakte te krijgen om te gaan met een rijksbureau van vitale statistieken of een vergelijkbaar kantoor. In andere gevallen zal het nodig zijn om een ​​provinciaal kantoor te behandelen dat verantwoordelijk is voor dergelijke statistieken. In sommige gevallen worden zelfs ogenschijnlijk gerelateerde records op twee verschillende plaatsen bewaard. Een huwelijksakte kan worden bewaard op een provinciaal kantoor. Een echtscheidingsbesluit betreffende hetzelfde huwelijk wordt vaak bij de griffie bewaard.

Daarom is het belangrijk voor een persoon die een openbaar record zoekt, om precies te begrijpen naar welk type record ze op zoek zijn. Dit kan uren zoeken besparen of het ongemak opslaan om naar de verkeerde locatie te gaan. Aangezien elke staat en provincie een ander systeem kan hebben, is het het beste om vooruit te bellen, de benodigde soorten openbare registers te identificeren en te vragen waar ze zich zouden bevinden.

In sommige gevallen kunnen kopieën van openbare registers naar een persoon worden verzonden, hoewel dit vaak afhankelijk is van het type openbare registers. Zelfs gratis openbare registers zullen waarschijnlijk kopieer- en portokosten met zich meebrengen als ze naar een individu worden verzonden. Volgens de staats- en federale wetgeving moeten deze vergoedingen redelijk zijn en een juiste weergave zijn van de kosten voor het produceren van de records. Ze kunnen de kosten van materialen en de tijd van de werknemer omvatten die naar de records heeft gezocht.

In sommige gevallen kan online worden gezocht naar openbare registers. Dit kunnen openbare strafregisters, eigendomsregisters en andere gerechtelijke registers zijn. Hoewel de informatie niet dezelfde vorm heeft als de fysieke records, is de basisinformatie meestal allemaal beschikbaar. Als dit niet het geval is, kan de online-zoekactie details bevatten over hoe u toegang krijgt tot de volledige records.