Wat zijn de verschillende soorten receptionistsoftware?

Er zijn verschillende soorten taken die receptionist-software kan uitvoeren. Het kan helpen bij het organiseren van berichten, het bijhouden van werknemers en het beheren van inkomende oproepen. Er zijn ook softwarepakketten waarmee een gebruiker verschillende van deze functies in één pakket kan integreren, en programma's die receptioniste-functies voor specifieke industrieën beheren.

Een van de eenvoudigste soorten receptionistsoftware zijn programma's die berichten organiseren en de beschikbaarheid van werknemers volgen. Met deze programma's kunnen receptionisten een elektronisch record maken van alle inkomende berichten, inclusief het tijdstip van bezorging aan de ontvanger. Ze kunnen ook agendafuncties hebben die actuele informatie over de locatie van de medewerker bieden en die receptionisten in staat stellen afspraken te maken voor anderen. Sommige programma's kunnen ook worden geïntegreerd met andere functies, zoals e-mail, om de bezorgcapaciteit van berichten te vergroten.

Er zijn ook typen receptionistsoftware die worden gebruikt om telefoongebruik bij te houden en te ondersteunen in bedrijven waar veel belactiviteiten plaatsvinden. Deze producten bestaan ​​meestal uit een scherm dat informatie weergeeft over oproepen en de tools om ze te maken. Informatie kan het huidige nummer, oproepen in de wachtrij en standaard klantinformatie omvatten. Tools kunnen alles omvatten wat kan helpen bij het bellen, zoals een toetsenbord, wachtstand en ophangen, en nummerherkenning (ID).

Receptionist-software die een gebruiker helpt om te bellen, kan ook functies voor andere lijnen uitvoeren. Het kan controleren of een bepaalde lijn vrij is en het gesprek automatisch doorverbinden of naar voicemail sturen. Deze mogelijkheid kan een of meerdere locaties omvatten, afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie. Sommige producten maken ook multi-line functionaliteit mogelijk, zoals de mogelijkheid om telefonische vergaderingen op te zetten en te beheren.

Sommige soorten receptionistsoftware zijn ontworpen om de uitdagingen van een bepaalde branche aan te gaan. Er zijn bijvoorbeeld producten voor de medische industrie die functies hebben voor het verwerken van patiëntenpapier, het sturen van afspraakherinneringen en het beheren van zelfbedieningsopties voor patiënten. Functies zoals deze zijn bedoeld om enkele van de meest repetitieve aspecten van opvang in een bepaald gebied te automatiseren.

Wat de functie ook is, de meeste receptionistsoftware heeft een grafische gebruikersinterface (GUI). Dit toont vaak alle tools die op één scherm beschikbaar zijn. Hoe het is ingedeeld en hoeveel functies er zijn, varieert sterk tussen verschillende producten. Sommige soorten software tonen bijvoorbeeld één oproep of extensie tegelijkertijd, terwijl andere verschillende extensies en hun status op één scherm weergeven.