Wat zijn de verschillende soorten antwoordapparaten?
Er bestaan verschillende soorten telefonische beantwoordingsdiensten om professionals in alle industrieën te helpen. Sommige diensten in deze categorie omvatten geautomatiseerde antwoorddiensten, live diensten, antwoorddiensten op internet en callcenters. Sommige van deze bedrijven kunnen ook verschillende telefonische antwoordservicepakketten aanbieden die zijn gericht op specifieke bedrijven of beroepen, zoals artsen, verkoopmedewerkers en advocaten.
Een live antwoordapparaat komt in verschillende formaten. Sommige diensten worden bijvoorbeeld bemand door thuiswerkers naar wie de klant oproepen doorschakelt wanneer hij dekking wenst. In andere gevallen heeft de live-antwoorddienst een groter personeelsbestand op één locatie om telefonische dekking te bieden bij telefoonbanken. In beide gevallen worden de inkomende telefoontjes van de cliënt beantwoord op een manier waarop de beller kan geloven dat hij of zij het kantoor van de cliënt heeft bereikt waar een live persoon als receptionist in dienst is.
Een callcenter is een telefonische antwoorddienst die beter geschikt is voor grote bedrijven met een zeer hoog aantal inkomende oproepen. Bovendien, wanneer vierentwintig uur, 7 dagen per week dekking vereist is, maakt een callcenter een meer praktische keuze, omdat veel kleinere services deze functie niet bieden. Callcenters hebben grotere medewerkers in dienst die werken in ploegendiensten om klanten 24 uur per dag dekking te bieden. Sommige bedrijven hebben callcenters als onderdeel van hun eigen organisatie, terwijl anderen hiervoor externe bedrijven inhuren.
Niet alle telefoonbeantwoordingsdiensten hebben een live persoon die oproepen beantwoordt. Sommige services zijn geautomatiseerd en maken gebruik van softwareapplicaties of internettechnologie. Hoewel het niet het voordeel biedt om bellers de indruk te geven van een levend personeelslid op kantoor, zijn deze diensten doorgaans aanzienlijk goedkoper dan bemande antwoorddiensten. Bovendien, omdat bellers een opgenomen spraakbericht achterlaten, vermindert de kans op fouten in de communicatie aanzienlijk. Sommige van deze services sturen ook direct een e-mail of sms-bericht naar de klant om hem of haar te informeren dat er een spraakbericht is achtergelaten, waardoor de professional wordt gevraagd op berichten te controleren zodra de gelegenheid zich voordoet.
Bepaalde soorten telefonische beantwoordingsdiensten hebben speciaal opgeleid personeel dat is gericht op bepaalde industrieën. Een arts kan bijvoorbeeld een telefoonbeantwoordingsdienst nodig hebben die personen inhuurt met een bepaald kennisniveau van medische basisterminologie. Andere beroepen die baat kunnen hebben bij het gebruik van een speciale telefoondienst zijn advocaten en verkoopprofessionals.