Wat zijn de verschillende soorten Virtual Assistant-software?
Onder de verschillende soorten virtuele assistent-software bevinden zich tekstverwerkingsprogramma's, tijdregistratieprogramma's en boekhoudsoftware. Andere typen zijn onder andere die zakelijke communicatie-inspanningen ondersteunen, zoals e-mail en instant messaging. Virtuele assistent-software kan ook meer gespecialiseerde programma's bevatten, zoals programma's die worden gebruikt om toegang te krijgen tot onroerend goed, gerechtelijke documenten of kredietrapporten.
Om ondersteunende technische assistentie te bieden, vereenvoudigt virtuele assistent-software bepaalde processen die kunnen worden uitgevoerd met behulp van een computer, zoals het plannen van afspraken en het bewaken van inkomende telefoonberichten. Dergelijke technologie wordt gebruikt door onafhankelijke aannemers die hulp op afstand verlenen aan kleine, middelgrote en grote bedrijven. Software wordt vaak gekocht door een virtuele assistent die werkt vanuit een thuiskantoor of kan aan de assistent worden gegeven door een klant of werkgever, vooral als de benodigde virtuele assistent-software wordt gebruikt voor een gespecialiseerde zakelijke niche.
Een van de meest basistypen van virtuele assistent-software is een tekstverwerkingsprogramma. Dit maakt het mogelijk voor een virtuele kantoorassistent om zakelijke correspondentie en spreadsheets voor te bereiden om te delen met bedrijfseigenaren en klanten. Naast dit elementaire zakelijke nietje, gebruiken degenen die administratieve assistentie bieden vaak e-mailprogramma's en instant messaging om te communiceren met klanten en hun klanten, indien nodig. Sommige communicatiesoftware gebruikt zelfs avatartechnologie om persoonlijke gesprekken te simuleren.
De meeste virtuele assistenten bieden een verscheidenheid aan diensten, variërend van eenvoudige documentvoorbereiding tot boekhoudhulp en communicatie met de klant. Aangezien diensten worden verleend door hulp op afstand, is het belangrijk dat virtuele assistent-software nauwkeurig is en up-to-date wordt gehouden. In gevallen waarin software door de client en een assistent moet worden gebruikt, is het belangrijk dat beide hetzelfde type software gebruiken, of op zijn minst software die compatibel is met andere computersystemen.
Degenen die creatieve hulp bieden, kunnen ook desktop publishing software gebruiken. Hiermee kan een virtuele kantoorassistent brochures, visuele presentaties en nieuwsbrieven opstellen, evenals een aantal andere nuttige zakelijke hulpmiddelen. Een drukbezette ondernemer zal vaak een virtuele assistent inhuren om deze activiteiten specifiek af te handelen, met name wanneer hij te lang wordt ingedrukt of wanneer hij niet over de vaardigheden beschikt om dergelijke software te bedienen.
Virtuele assistentsoftware die de tijd bijhoudt die wordt besteed aan administratieve en ondersteunende taken is belangrijk, met name voor assistenten die verschillende klanten hebben of die per uur of per taak worden betaald. Met sommige softwareprogramma's kunnen klanten ook op afstand de werkuren van een assistent bewaken. In deze gevallen moet virtuele assistentsoftware die tijdregistratie biedt, op de computer van een client en op de computer van een assistent worden geïnstalleerd. Met sommige software kan een client zelfs zien waar een virtuele assistent aan werkt terwijl hij of zij tijd aan een bepaalde taak besteedt.