Wat zijn de verschillende soorten workflowtaken?

De verschillende soorten workflowtaken worden georganiseerd in de fase waarin een project zich bevindt. Workflowtaken worden meestal georganiseerd op basis van wat er aan het project moet worden gedaan, waaronder ontwerp, gegevensbevestiging, implementatie, kwaliteitscontroles en testen en voltooien. Projectbeheersoftware helpt om te identificeren in welk stadium een ​​project zich bevindt, welke taken moeten worden voltooid, wie verantwoordelijk is voor bepaalde workflowtaken en hoe het overdrachtsproces zal plaatsvinden.

Ontwerp en presentatie is meestal de eerste set workflowtaken. Wanneer een project zich in de beginfase bevindt, wordt informatie verzameld om de parameters ervan te bepalen en wat het gewenste resultaat is. Specificaties en opties worden op dit punt onderzocht. Een voorbeeld hiervan is de verkoop van spraak- en datatelefoonlijnen.

In dit scenario zou een accountmanager of verkoopmedewerker met de klant samenwerken om te bepalen naar welk type service hij op zoek is. De vertegenwoordiger zou dan onderhandelen over bepaalde productsoorten die aan de behoeften van de klant voldoen en een gegevensblad met deze specificaties samenstellen. Een bestelling wordt een project dat wordt overgedragen aan een service- en uitvoeringsteam dat de informatie verifieert en de technische aspecten van de aanvraag afhandelt.

De tweede fase van workflowtaken wordt soms aangeduid als gegevensbevestiging of specificatie. Projectaanvragen worden onderzocht om er zeker van te zijn dat ze binnen de bedrijfsrichtlijnen vallen en voldoen aan de vereisten voor implementatie. Als een klant bijvoorbeeld een service aanvraagt ​​die niet beschikbaar is in zijn omgeving, kan het project niet doorgaan. Bij sommige projecten kan klantcontact en factuurgegevens worden geverifieerd om het implementatieproces te vergemakkelijken, wat de samenwerking van externe leveranciers zou kunnen inhouden.

Implementatie omvat het werken met verschillende afdelingen en individuele contacten die verantwoordelijk zijn voor verschillende projectdetails. In deze fase wordt meestal toezicht gehouden om ervoor te zorgen dat mijlpaaldata worden gehaald. Escalaties en probleemoplossing moeten mogelijk plaatsvinden tussen de verschillende betrokken personen om problemen op te lossen die het project mogelijk tegenhouden.

Een ander type workflowtaak is testen en kwaliteitscontrole. Nadat de details van een project zijn voltooid, worden er vaak tests uitgevoerd om te controleren of alles goed werkt. In het voorbeeld van een telefoonlijn testen de klant en de leveranciers de lijn nadat de service is geïnstalleerd om te controleren of deze werkt zoals gespecificeerd.

De voltooiingsfase van het project wordt ook beschouwd als een workflowtaak. Rapporten kunnen gedurende deze periode worden geschreven, evenals een analyse van wat goed is gegaan. Suggesties voor verbetering kunnen ook worden gedaan tijdens de voltooiing. Het project wordt meestal gemarkeerd als voltooid nadat het succesvol is getest.