Wat zijn de stappen voor grootboekafstemming?
De afstemming van het grootboek is een cruciale stap om ervoor te zorgen dat de financiële activiteiten van een organisatie correct zijn vastgelegd, zodat de financiële staat van de organisatie kan worden vertrouwd als een nauwkeurige weergave van de financiële toestand. Verzoening zelf verwijst naar het vergelijken van verschillende records om ervoor te zorgen dat de cijfers juist en in overeenstemming zijn en, als ze dat niet zijn, ze in overeenstemming te brengen. Net zoals bij het afstemmen van iemands persoonlijke chequeboek, houdt grootboekafstemming in dat wordt gecontroleerd of alle transacties van de organisatie tijdens de periode correct zijn geregistreerd. Het afstemmen van een grootboek is natuurlijk veel complexer en vaak geautomatiseerd; toch kan de grootboekafstemming van een groot bedrijf soms dagen duren.
De eerste stap in het proces van grootboekafstemming is ervoor te zorgen dat degenen die verantwoordelijk zijn voor de afstemming niet betrokken zijn bij de boeking van haar rekeningen. Het hebben van een systeem van checks and balances is essentieel om fraude of verduistering te voorkomen. Evenzo moet een gelijktijdig, permanent register worden bijgehouden van alle transacties. Alle inkomsten moeten bijvoorbeeld onmiddellijk worden geregistreerd en dagelijks bij de bank worden gestort. Verschillen tussen de bij de bank gestorte bedragen en de inkomsten kunnen eenvoudigweg administratieve fouten zijn, maar kunnen ook frauduleuze activiteiten aan het licht brengen.
De bedragen van de boekingen in de grootboekrekeningen worden geboekt naar 'rekeningen afstemmen' in het grootboek. Vermeldingen in de grootboekrekeningen, zoals crediteuren of debiteuren, moeten worden vergeleken met hun ondersteunende documenten en de som van de posten in elk grootboek moet worden vergeleken met de overeenkomstige boeking in het grootboek. Er zijn een aantal verschillende mogelijke fouten die kunnen worden gemaakt bij het posten naar een grootboek, en de meeste daarvan houden geen fraude of verduistering in. Artikelen kunnen bijvoorbeeld worden geboekt met de juiste contante bedragen, maar op de verkeerde rekening, of de cijfers in een boeking kunnen worden omgezet. Een grondige grootboekafstemming zou deze fouten aan het licht moeten brengen. Wanneer fouten of discrepanties worden gevonden, moeten deze niet worden gecorrigeerd, maar afzonderlijk worden geregistreerd en als afstemmingsitems worden geboekt.
Een van de belangrijkste grootboekafstemmingen is de afstemming in contanten, die grootboekboekingen vergelijkt met bankdepositores. Hoewel fouten die in dit stadium worden ontdekt, eenvoudige administratieve misberekeningen kunnen zijn, moeten ze zeer serieus worden genomen; indien niet gevangen, kunnen ze leiden tot een afwijking van de financiële positie van de onderneming op de jaarrekening, die volledig uit het grootboek wordt gehaald.
Een ander belangrijk element van de grootboekafstemming is het proefsaldo, dat eenvoudigweg de som van alle afschrijvingen vergelijkt met de som van alle kredieten. Als de twee totalen niet gelijk zijn, zijn de rekeningen uit balans en op zijn minst moet de fout worden opgespoord en een corrigerende invoer worden gemaakt.
Vooral in een grote organisatie is het onverstandig om te wachten op de voorbereiding van de financiële overzichten om het grootboek met elkaar te verzoenen. In plaats daarvan moet de afstemming van grootboekrekeningen doorlopend plaatsvinden wanneer boekingen worden gemaakt en moeten de componenten die deel uitmaken van de grootboekrekeningen zo vaak mogelijk worden herzien en afgestemd. Een proefbalans moet ook zo vaak als mogelijk is worden genomen, maar in geen geval minder dan één keer per maand.