Wat zijn de stappen voor kleine verzoening van contanten?
Klein geld is een kleine hoeveelheid geld die een bedrijf bij de hand houdt voor immateriële uitgaven. De afstemming van kleine contanten is het proces waarbij wordt gekeken naar de ontvangsten voor kleine contante uitgaven en het totaal wordt teruggekoppeld naar het oorspronkelijke contante bedrag. Stappen omvatten vaak het controleren van individuele kleine geldverzoeken, het analyseren van ontvangsten voor uitgegeven geld, het in evenwicht brengen van het geld, het boeken van de journaalposten en het aanvullen van het geld. De boekhoudafdeling voert meestal deze taken uit, hoewel kleine bedrijven afhankelijk kunnen zijn van eigenaars of een secretaresse.
De meeste bedrijven eisen van werknemers dat ze een klein document invullen of een aanvraag indienen voor kleine bedragen. Hiervoor is mogelijk bestuurlijke autorisatie vereist, zodat het bedrijf vermijdt geld uit te geven voor niet-zakelijke doeleinden. Dit helpt ook accountants bij te houden wie kleine geldmiddelen heeft en contact op te nemen met deze personen om ervoor te zorgen dat het geld niet door de werknemer wordt gestolen. Het kleine verzoek om contant geld gaat ook terug naar de accountant, samen met de overgebleven contanten en het aankoopbewijs voor de kleine verzoening.
Accountants moeten de ontvangsten zorgvuldig analyseren wanneer ze de kleine verzoening in contanten doorlopen. Hierdoor kunnen accountants ontdekken of het geld niet goed is uitgegeven of dat gekochte goederen niet nodig waren door het bedrijf. Het basisproces voor het afstemmen van afzonderlijke ontvangsten is om het aanvankelijke verzoek om fondsen te matchen met de resterende contanten en ontvangstbewijzen. Eenmaal voltooid, zal de accountant vervolgens de volledige kleine geldmiddelen afstemmen.
Bij de kleine verzoening in contanten wordt het beginsaldo van de kleine kassa genomen en worden de totale uitgaven afgetrokken op basis van de geretourneerde ontvangsten. De accountant kan vervolgens het contante geld in het vak optellen en dit vergelijken met het berekende cijfer. Als de cijfers overeenkomen, is de kleine afstemming in contanten voltooid. Verschillen kunnen vereisen dat de accountant de fout vindt en ontdekt of het contant geld hoger of lager is dan het berekende cijfer. Bedrijven zien deze verschillen mogelijk niet als materieel, wat resulteert in een onvolledige afstemming.
Zodra het ontvangstproces is voltooid, maakt de accountant een journaalboeking om de uitgaven in het grootboek te boeken. Grote organisaties kunnen het bedrag op een rekening voor diverse kosten boeken. Kleine bedrijven willen deze uitgaven misschien scheiden, zodat ze geen grote diverse onkostenrekeningen hebben. Eenmaal geplaatst, zal de accountant een verzoek indienen om de kleine geldmiddelen aan te vullen. Dit houdt meestal in dat een cheque wordt verzonden naar de crediteurenadministratie, toestemming wordt gevraagd aan de eigenaar of manager en de cheque wordt verzilverd bij de bank van het bedrijf. Het geld gaat dan naar de kassa voor toekomstig gebruik.