Wat moet ik weten over zakelijke e-mailetiquette?

Aangezien zoveel zaken nu via e-mail worden gedaan, is het begrijpen van zakelijke e-mailetiquette van grote waarde. Een paar richtlijnen om in gedachten te houden zijn om het publiek te kennen, de communicatie kort en bondig te houden en zakelijke e-mail vergelijkbaar met gewone zakelijke e-mail te houden. Binnen deze richtlijnen voor zakelijke e-mailetiquette zijn er verschillende uitzonderingen.

Als iemand reageert op een vacature of een zakelijke functie, zorg er dan voor dat u waar mogelijk kunt nagaan of u bijlagen kunt verzenden. Een zakelijke e-mail als reactie op een advertentie voor een baan moet in wezen een begeleidende brief zijn. De meeste advertenties geven aan of ze een cv moeten bijvoegen of de cv moeten knippen en plakken. Sommige bedrijven openen geen bijlagen en verwijderen e-mails met bijlagen.

Als een bijlage acceptabel is, moet u er ook zeker van zijn dat deze niet van grote lengte is. Het verzenden van alles boven 150k wordt in de meeste gevallen beschouwd als een grote schending van zakelijke e-mailetiquette. Een project waar twee mensen samen aan werken, kan echter af en toe afbeeldingen of projectbestanden vereisen die meer ruimte in beslag nemen. Ga eenvoudig na of de zakenpartner wenst dat deze via e-mail worden verzonden. Hij of zij geeft misschien de voorkeur aan een kopie van een slakkenpost om te verkorten hoe lang het duurt om een ​​e-mail te laden.

Zakelijke e-mailetiquette suggereert het gebruik van formaliteit bij het aanspreken van mensen. Over het algemeen moet je mensen aanspreken zoals je zou doen als je met de persoon in gesprek was. Als iemand gewoonlijk iemand als Mr. Brown aanspreekt, begin dan niet met een brief met de voornaam van Mr. Brown. Als men Mr. Brown meestal bij zijn voornaam noemt, staat zakelijke e-mailetiquette het minder formele adres toe.

Wanneer iemand niet bekend is met de getrouwde status van een vrouw, suggereert zakelijke e-mailetiquette de term mevrouw. Een uitzondering hierop is e-mail aan artsen. Gebruik in dit geval de formele titel van Dr.

Zorg ervoor dat u een specifieke onderwerpregel opneemt met betrekking tot de inhoud van uw e-mail. Dit kan zijn "Antwoord op vacature # 1351 op Craigs lijst" of "Laten we deze week afspreken om onze opties te bespreken." Zorg ervoor dat het onderwerp het materiaal weerspiegelt dat u wilt presenteren.

Zakelijke e-mail heeft geen creatieve interpunctie, smileygezichten of andere flores nodig die kunnen voorkomen in informele e-mail tussen vrienden. Het moet ook geen chatafkortingen bevatten. Twee nauwe zakenpartners kunnen ze in hun e-mails opnemen, maar over het algemeen is formeel beter.

Citeer niet al het materiaal dat door iemand anders is verzonden om ruimte te besparen. Knip, plak en citeer alleen korte stukjes materiaal indien relevant. Als het materiaal niet relevant is, verwijdert u het geciteerde materiaal voordat u een bericht beantwoordt. Houd ook het eigen materiaal kort en bondig.

Zakelijke e-mailetiquette vereist verder dat men communiceert met behulp van goede grammatica, goed geconstrueerde zinnen en correct gespelde woorden. Als je niet sterk bent in deze gebieden, kan communicatie er nogal dwaas uitzien en je minder intelligent laten lijken. Zorg ervoor dat je spelling en grammatica controleert, en lees het dan opnieuw hardop om te controleren of het zinvol is. Als grammatica nog steeds een probleem blijft, overweeg dan een cursus zakelijk schrijven om de schriftelijke communicatie te verbeteren.

Voeg ten slotte geen zakenpartners toe aan iemands grappenlijst. Dit is een duidelijke schending van zakelijke e-mailetiquette. Als iemand werkt met iemand die van grappen houdt, vraag dan om zijn privé-e-mailadres om aan zijn lijst toe te voegen. Stuur ook nooit kettingpost door naar een zakenpartner. Als u een viruswaarschuwing ontvangt, controleer dan internet-hoax-sites voordat u dit doorstuurt naar zakenpartners. De meeste viruswaarschuwingen die per e-mail worden verzonden, zijn hoaxes en veroorzaken onnodig alarm of nemen ruimte in beslag in een bedrijfsgerichte mailbox.