Wat doet een Back Office Manager?

Een backofficemanager is een professional die verantwoordelijk is voor het toezicht op het werk dat wordt uitgevoerd door personen op afdelingen zoals human resources (HR), boekhouding en informatietechnologie (IT). De term "backoffice" beschrijft alle functies die een operatie ondersteunen, maar die geen directe relatie hebben met de klantenservice, zelfs als ze een grote impact hebben op klantrelaties. Deze managers zijn werkzaam op een aantal verschillende gebieden, zoals de medische industrie, productie en financiën, dus hun taken variëren, afhankelijk van het gebied waarin hij of zij werkt.

In de meeste gevallen wordt van een backofficemanager verwacht dat hij een achtergrond heeft op een gebied zoals wiskunde, boekhouding of engineering. In sommige industrieën zal hij of zij echter op meer gespecialiseerde gebieden trainen. Eén in de financiële sector heeft bijvoorbeeld waarschijnlijk onderwijs- en werkervaring met het toezicht op financiële diensten. Evenzo kan een medische backoffice-professional ervaring hebben op een gebied zoals ziekenhuisadministratie.

Wanneer professionals verwijzen naar de backoffice, verwijzen ze mogelijk naar een van een aantal verschillende functies. Een manager die zich bijvoorbeeld heeft gespecialiseerd in human resources, is mogelijk verantwoordelijk voor het correct archiveren en bijhouden van werknemersregistraties. Degenen die toezicht houden op IT-activiteiten, kunnen daarentegen netwerken ontwerpen en upgrades uitvoeren waardoor software soepeler kan worden uitgevoerd. Een boekhoudkundige manager voert vaak taken uit, zoals toezicht houden op controleprocessen om ervoor te zorgen dat ze de bedrijfsrichtlijnen volgen en voldoen aan de voorschriften.

Terwijl frontofficeprofessionals verantwoordelijk zijn voor de directe omgang met klanten, verrichten backofficeprofessionals veel van het werk dat de klantenservice beïnvloedt. Een backofficemanager op medisch gebied kan patiëntendossiers registreren en ophalen. In de maakindustrie kan de manager verantwoordelijk zijn voor het plaatsen van bestellingen en het maken van budgetten voor projecten die resulteren in de productie van artikelen die aan klanten worden verkocht.

Backoffice-managers hebben vaak geweldige communicatieve vaardigheden. Ze kunnen managers van de frontoffice en leidinggevenden raadplegen om strategieën, doelen en verwachtingen te bespreken. Het is ook gebruikelijk dat iemand optreedt als supervisor voor bepaalde afdelingen. Een IT-manager kan bijvoorbeeld naast het toezicht op computer- en telecommunicatieprocessen taken opleiden en delegeren aan IT-medewerkers. In sommige gevallen zal hij of zij communiceren met klanten die ongelukkig zijn of die problemen hebben die front office-vertegenwoordigers niet kunnen oplossen.