Wat doet een front office-agent?

Een front office-agent is een persoon die verantwoordelijk is voor gasten in een hotel. Dit soort agenten moet professioneel zijn en over solide interpersoonlijke communicatievaardigheden beschikken. Een aanleg voor het tellen van geld, samen met sterke organisatorische vaardigheden, is ook van cruciaal belang in de front office-agentrol. Front office-agenten moeten flexibel en punctueel zijn, een sterk verantwoordelijkheidsgevoel hebben en bereid zijn om te fungeren als contacten tussen gasten en vele andere afdelingen in hotelbedrijven.

Een belangrijke taak van een frontofficeprofessional is het registreren van gasten. Dit omvat in wezen het huren van kamers in het etablissement, het toewijzen van gasten aan bepaalde kamers en het promoten van andere bedrijfsdiensten. Front office-agenten moeten ook vragen van gasten beantwoorden en klachten over kamers of services behandelen. Het uitchecken van gasten op een snelle en efficiënte manier wanneer ze klaar zijn om te vertrekken, is een vereiste waaraan frontofficemedewerkers moeten voldoen. Om deze reden moet een frontofficemedewerker weten hoe hij industriële apparatuur moet gebruiken, zoals een creditcardwisser en een elektronische sleutelmachine.

Personen die in de frontoffice werken, moeten bovendien de tijd nemen om met klanten te communiceren. Ze moeten informatie delen met huidige en potentiële klanten over de diensten van hun organisatie en eventuele specials die het bedrijf aanbiedt. Het aangaan van een vriendelijke dialoog met klanten om ook een band met hen op te bouwen, is ook een cruciaal onderdeel van een effectieve front office-agent.

Het omgaan met geld is ook een waardevol onderdeel van een frontale receptionist-functie. Agenten die in de frontoffice werken, zijn verantwoordelijk voor het innen van betalingen van gasten na voltooiing van de diensten nadat de rekeningen correct zijn berekend. Ze moeten er bovendien voor zorgen dat ze voldoende contant geld bij de hand hebben om klanten indien nodig tijdens financiële transacties wisselgeld te geven. Het boeken van kosten op gastaccounts voor producten en diensten zoals eten of roomservice is ook een front office-taak.

Helpen bij diverse taken, zoals assisteren bij een ontbijtperiode, maakt ook deel uit van het werken in de voorkant van een hotelbedrijf. Front office-agenten moeten bovendien voortdurend op de veiligheid en het welzijn van gasten letten en onveilige omstandigheden onmiddellijk aan het management melden. Zelfs het helpen inrichten van een multifunctionele ruimte of vergaderruimte voor speciale gastevenementen staat in de functieomschrijving van een front office-agent. Bovendien moeten deze agenten ervoor zorgen dat de hoofdlobby van de gasten netjes blijft om de gasten comfortabel te verwelkomen.