Wat betekent "Quote to Cash"?

Ook bekend als QTC of Q2C, "quote to cash" is een term die wordt gebruikt om het proces te beschrijven van het regelen van een bedrijfsproces vanaf het allereerste begin tot aan de definitieve oplossing. Het proces begint normaal met de uitgifte van een offerte voor goederen of diensten aan een potentiële klant, en eindigt wanneer de betaling voor die producten is ontvangen en vastgelegd in de boekhoudkundige gegevens van de onderneming. Hoewel er verschillende strategieën worden gebruikt om elk van de stappen in dit end-to-end bedrijfsproces te identificeren, worden de meeste aspecten van de aanpak beschouwd als gemeenschappelijke elementen in elke strategie voor supply chain management en klantbeheer.

Het offerteproces begint met het maken van een offerte voor goederen of diensten die ter overweging aan de klant wordt geleverd. Meestal is het de bedoeling om ervoor te zorgen dat de offerte zo nauwkeurig mogelijk is, hoewel er normaal gesproken een begrip is dat de offerte geen definitief bod van de leverancier of verkoper vormt, en dat de uiteindelijke verkoopprijs kan veranderen als een soort verzachtend omstandigheden moeten aan het licht komen. De offerte dient om de basis te leggen voor een voortdurende dialoog tussen de verkoper en de potentiële klant.

In veel gevallen wordt de offerte omgezet in een verkooporder en worden de prijzen rechtstreeks van de offerte overgezet naar de bestelling. Dit segment van het offerteproces verplaatst de relatie naar een nieuw niveau wanneer de klant ervoor kiest de prijs te accepteren en een bestelling plaatst bij de verkoper. Het proces van orderbeheer omvat het controleren van de order bij de klant om te controleren of deze correct is en vervolgens de order voor uitvoering indienen met behulp van de gebruikelijke kanalen in de operatie van de leverancier.

Nadat de verkooporder is ontvangen, gaat het offerteproces verder naar de orderafhandelingsfase. Hier gaat de verkoper de bestelling voorbereiden volgens de voorwaarden van de overeenkomst tussen de klant en de verkoper. Nadat de bestelling is voorbereid, wordt deze bij de klant afgeleverd. In dit stadium is de klant verantwoordelijk voor het controleren van de geleverde bestelling. Als er problemen zijn, moeten deze snel aan de leverancier worden gemeld, zodat het mogelijk is stappen te ondernemen om het probleem te verhelpen en de klant tevreden te stellen.

Ervan uitgaande dat er geen problemen zijn met de aard van de levering en de artikelen die worden afgeleverd, gaat de offerte voor contant geld door naar de volgende stap van het factureren van de bestelling. Een factuur verschaft de klant de documentatie die nodig is om de betaling tijdig te betalen. In de meeste gevallen wordt een kopie van de factuur opgenomen in de betalingstransmissie of wordt naar het factuurnummer verwezen samen met de overgemaakte betaling. Dit stelt de verkoper in staat om de betaling correct te ontvangen en vast te leggen, het bedrag op de openstaande factuur toe te passen en de betaling af te trekken van het totaal verschuldigde bedrag op de rekening van de klant. Zodra die betaling is toegepast, wordt het offerteproces als voltooid beschouwd.