Wat doet het hoofd inkoop?
Het hoofd inkoop houdt toezicht op alle aspecten van de inkoopactiviteiten van haar bedrijf. Ze geeft over het algemeen de definitieve goedkeuring van wat elke afdeling koopt om de dagelijkse activiteiten te ondersteunen. Dit kunnen acquisities zijn, van kleine paperclips tot aankopen van grote kapitaalgoederen, zoals voertuigen, zwaar materieel en productiemachines en gereedschappen. Inkoopverzoeken omvatten ook regelmatig immateriële aankopen zoals leveranciers- en servicecontracten. Operationele kosten, samen met onderhouds- en reparatiekosten, vereisen vaak ook de autorisatie van het hoofd inkoop.
Wanneer inkoopaanvragen worden overwogen, moet het hoofd van de inkoop in het algemeen rekening houden met een aantal factoren. Afgezien van eenvoudige budgetbeperkingen, moet ze rekening houden met de prestaties van een afdeling in het verleden en of ze de goedgekeurde middelen correct en efficiënt hebben gebruikt. Doorgaans moet ze behoeften boven wensen analyseren en langetermijngevolgen van haar beslissingen overwegen om aankoopverzoeken goed te keuren of te weigeren. Wanneer een geldweigering plaatsvindt, is het hoofd van de inkoop gewoonlijk vereist om haar beslissing te rechtvaardigen.
Gebaseerd op de ingewikkeldheden van veel van de verzoeken, vereist het hoofd van de inkoop vaak de mogelijkheid om contracten nauwkeurig te interpreteren en de gevolgen op lange of minder duidelijke wijze te bepalen. Gedegen kennis van contractenrecht kan zeer nuttig zijn, evenals bekendheid met de reputatie van de betrokken bedrijven en entiteiten. Het inkoophoofd houdt rekening met feiten en meer dubbelzinnige implicaties bij het nemen van haar beslissingen over financiële toewijzing.
Afhankelijk van de aard van het bedrijf, moet een persoon in deze functie mogelijk rekening houden met veel factoren bij een inkoopaanvraag. Deze problemen kunnen het beoordelen van verschillende kwaliteiten en soorten gevraagde materialen omvatten om te bepalen welke keuzes het meest kosteneffectief zijn zonder de kwaliteit in gevaar te brengen. Het analyseren van prijstrends die van invloed kunnen zijn op de timing van aankopen kan ook onderdeel zijn van de taak, evenals het herzien van nationale en regionale beleidsmaatregelen en procedures die van invloed kunnen zijn op inkoopbeslissingen.
Als het hoofd van de aanbesteding werkt voor een bedrijf met meerdere vestigingen of dochterondernemingen die onder een gemeenschappelijke bedrijfsautoriteit opereren, kan bulk- of coöperatieve inkoop noodzakelijk zijn. Dit zou vereisen dat het inkoophoofd overlegt met afdelingshoofden om na te gaan of een zeer grote aankoop van goederen of diensten lucratief zou zijn. Ze kan ook communiceren met belangrijk personeel over alternatieven bij aankopen die geld kunnen besparen. Deze opties kunnen het gebruik van gerecyclede materialen of alternatieve energiebronnen omvatten die besparingen kunnen opleveren in de vorm van belastingafschrijvingen of kortingen die de aanvankelijk hogere inkoopkosten compenseren.
De vereisten voor een hoofd inkooppositie verschillen per bedrijf. Over het algemeen is een achtergrond en een opleiding op het niveau van de boekhouding, samen met een uitstekend begrip van de boekhoudmethoden van inkoop, nuttig. Over het algemeen is geen andere gespecialiseerde training of opleiding vereist. De belangrijkste overweging is een verifieerbare achtergrond bij discretionaire aankopen die blijk geeft van gezond verstand en fiscale verantwoordelijkheid.