Welke factoren beïnvloeden de kosten van ERP?
Een enterprise resource planning (ERP) -systeem is een speciaal geïntegreerde computertoepassing in bedrijven. Hoewel ERP-systemen doorgaans voordelig zijn voor een bedrijf, kunnen de kosten van ERP-implementatie en voortgezet gebruik variëren, afhankelijk van verschillende factoren. De ERP-provider, de grootte van het bedrijf, het aantal ERP-modules en gebruikers, en klantenservice of technische ondersteuning zijn slechts enkele relevante factoren. Gelukkig bestaan er verschillende ERP-providers waarmee bedrijven biedingen kunnen doen en werken met leveranciers die deze factoren kunnen helpen verminderen.
ERP-leveranciers hebben verschillende benaderingen van hun systemen. De kosten van ERP-applicaties worden aangedreven door de backbone van het systeem, die doorgaans personeel, financiën, distributie en productbeheer omvat. Deze basismodules kunnen veel van de standaardactiviteiten van een bedrijf dekken. Het gebruik van alleen deze applicaties zal de kosten van het ERP-systeem van een bedrijf verlagen. Bedrijven kunnen deze modules met leveranciers bespreken en zien of hun ERP-backbones hetzelfde zijn, of dat ze een paar verschillende modules of applicaties aanbieden.
De kosten van ERP zijn ook afhankelijk van de grootte van een bedrijf. Bedrijven met meerdere locaties hebben bijvoorbeeld een op internet gebaseerd systeem nodig om informatie elektronisch over te dragen. Dit creëert de behoefte aan beveiliging in webgebaseerde applicaties en bedrijfsintranetten. Servers, personal computers, digitale licenties en andere items kunnen allemaal de kosten verhogen bij de implementatie van ERP-systemen. Meerdere locaties kunnen ook resulteren in computerhardware die op elke locatie nodig is, waardoor de initiële kosten en toekomstige onderhoudskosten voor ERP-systemen toenemen.
Het aantal modules dat door een ERP-systeem wordt gebruikt, kan ook invloed hebben op de kosten. Het toevoegen van modules om productiegegevens te verwerken, supply chain-activiteiten voor inkoopinformatie en productbeheer kunnen allemaal bijdragen aan de kosten of ERP. Hoewel deze modules waarde kunnen toevoegen aan het bedrijf, verhogen ze de kosten omdat er meer hardware- en softwaretoepassingen nodig zijn om deze modules te laten werken. Ze bieden ook meer mogelijkheden voor gespecialiseerde arbeidskrachten om deze modules in de specifieke gebieden van het bedrijf uit te voeren. Bovendien kunnen verhoogde modules ertoe leiden dat meer personen toegang tot het ERP-systeem nodig hebben. Dit verhoogt de kosten van ERP als de softwareleverancier van bedrijven eist dat ze een prijs betalen op basis van het aantal gebruikers dat toegang heeft tot het systeem.
ERP-systemen zijn doorgaans geen eenmalige bedrijfskosten. De kosten van ERP zullen voor altijd blijven bestaan door klantenservice, technische ondersteuning en upgrades. Bedrijven moeten bepalen of het eerste ERP-contract enkele van deze kosten de eerste paar jaar gratis bevat of dat het bedrijf voor ondersteuning moet betalen. Sommige leveranciers kunnen een klantenservicepakket met de initiële implementatiekosten opnemen, waardoor de ondersteuningskosten enkele jaren worden verlaagd voordat het bedrijf voor ondersteuning en service moet betalen.