Wat gebeurt er in een medisch front office?
Enkele van de meest voorkomende taken die plaatsvinden in een medisch front-office zijn vergelijkbaar met die welke plaatsvinden in andere soorten front-offices. Dergelijke taken omvatten het dagelijks openen en sluiten van het kantoor, het beantwoorden van telefoons en het organiseren en onderhouden van een archiveringssysteem. Omdat de front office en wachtkamer van een bedrijf vaak naast elkaar staan, is het voor medisch administratief personeel gemakkelijk om dagelijkse front office taken uit te voeren, zoals het inchecken van een patiënt, het verzamelen van rekeningen en het plannen van afspraken. Vaak zorgt het medische front-office voor andere bezoekers, zoals bezorgers en farmaceutische vertegenwoordigers. Soms helpen de receptionisten binnen een medisch front office ook patiënten bij het navigeren van de wachtkamer naar een onderzoekskamer zodra het tijd is voor hun afspraak.
Het medisch administratief personeel of receptionisten openen en sluiten elke dag het front office. Over het algemeen omvatten deze taken het openen van het kantoor aan het begin van de dag en het starten van alle noodzakelijke systemen voor de goede werking van het kantoor. Dit kan het inschakelen van de telefoons en het inschakelen van computers en het opstarten van de computersystemen op kantoor omvatten. Receptionisten kunnen ook worden gevraagd om per post te sorteren, handtekeningen van geschikt personeel te verkrijgen, de kassa te beheren en zelfs bankdeposito's te maken. Meestal zijn receptionisten belast met het afsluiten van het kantoor aan het einde van de dag.
Gedurende de dag helpen receptionisten in het medische front-office patiënten bij het inchecken, nemen ze hun betalingen en plannen ze komende afspraken voordat ze vertrekken. Ze ontvangen ook telefoongesprekken, plannen en plannen afspraken zo nodig in en verifiëren de ziekteverzekeringsinformatie van elke patiënt. Soms moet een receptionist samenwerken met de zorgverzekeraar van een patiënt om te bepalen welke diensten wel en niet worden gedekt.
De meeste medische front-offices bevatten een zekere mate van zowel papieren als elektronische bestanden, en meestal is het front office-personeel belast met het organiseren van dergelijke bestanden en het ophalen ervan indien nodig. Dit papierwerk kan alles omvatten, van patiëntformulieren tot aankoopbonnen. In het algemeen zijn medisch frontofficepersoneel belast met het opzetten van nieuwe patiëntendossiers, het bijwerken van huidige patiëntendossiers en zelfs het afsluiten van de dossiers van eerdere patiënten. Soms moeten receptionisten patiëntendossiers faxen, mailen of op een andere manier naar een ander medisch kantoor sturen. Veel medische front-kantoren verwerken facturering, maar als het kantoor te klein is of de benodigde apparatuur mist, kan de faciliteit een ander apart kantoor hebben voor facturatie.
Hoewel het grootste deel van wat er gebeurt in een medisch front-office direct verband houdt met de patiënten, is een groot deel gewijd aan andere bezoekers. Over het algemeen zijn receptionisten in de frontoffice belast met de afhandeling van leveringen, of deze leveringen van kantoor of medische benodigdheden zijn. Medisch administratief personeel handelt vaak ook met farmaceutische vertegenwoordigers, hoewel deze mensen uiteindelijk met artsen en ander medisch personeel spreken voordat de zaken zijn afgerond.
Afhankelijk van het systeem van het medische kantoor kan het personeel dat in het medische front-office werkt patiënten helpen bij het verplaatsen van de wachtkamer naar de onderzoekskamer. Soms zijn verpleegkundigen verantwoordelijk voor het bellen van patiënten vanuit de wachtkamer. Als een kantoor echter bijzonder druk is of niet genoeg verpleegkundigen bij de hand heeft, kan de receptionist een patiënt waarschuwen dat zijn afspraak klaar is om te beginnen en hem doorverwijzen waar hij naartoe moet.