Wat is een biedingsevaluatie?
Voorafgaand aan de gunning van een contract, nodigen overheidsinstanties en bedrijven verkopers en zakelijke partners uit om biedingen in te dienen. Het evaluatieproces van de biedingen omvat besluitvormers van de entiteit die van plan is het contract te gunnen en die de algemene voorwaarden van het bod van elke verkoper herzien. Contracten worden doorgaans gegund aan het bedrijf dat de beste algemene waarde biedt.
Het biedproces begint normaal wanneer een overheid of zakelijke entiteit advertenties online of in lokale kranten plaatst met details van een project dat ze van plan is uit te voeren. Overheden die van plan zijn om nieuwe scholen, ziekenhuizen of wegen te bouwen, vragen meestal een bod uit van bouwbedrijven. In andere gevallen kunnen bedrijven worden uitgenodigd om te bieden op servicecontracten, zoals het installeren van telefoonlijnen, communicatienetwerken of computersystemen. De entiteit die de biedingen uitnodigt, moet elke aannemer duidelijke richtlijnen verstrekken over het maximale bedrag dat hij bereid is te besteden aan het project en de precieze soorten diensten en goederen die hij van de succesvolle bieder verwacht te ontvangen.
Verkopers dienen biedingen in in schriftelijke vorm, maar het biedevaluatieproces kan beginnen met elke verkoper die een mondelinge presentatie voorbereidt om de belangrijkste punten van het bod te benadrukken. Een panel van mensen is doorgaans voorzitter van het biedingsevaluatieproces en alle panelleden wonen de presentatie van elke leverancier bij. Na afloop van de presentatie hebben de panelleden de mogelijkheid om de presentator vragen te stellen over de specifieke details van het bod.
De personen die betrokken zijn bij het biedingsevaluatieproces geven meestal iemand de opdracht om een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren. Dit omvat onderzoek naar de kosten van elk aspect van het voorgestelde bod om te zien of de voorgestelde prijs redelijk en realistisch is. Een overheid of bedrijf kan in financiële problemen raken als een goedgekeurd bod het budget overschrijdt, dus de haalbaarheidsstudie is een belangrijk onderdeel van het evaluatieproces. Er wordt gecontroleerd op de inloggegevens van de bieder om ervoor te zorgen dat het bedrijf in kwestie de nodige vergunningen heeft om het werk uit te voeren en dat de betrokken personen over de vaardigheden en kwalificaties beschikken die nodig zijn om het project te voltooien.
Alle biedingen die niet worden gecontroleerd, worden afgewezen terwijl de prijzen van de andere biedingen worden beoordeeld door het panel van besluitvormers. Als de aangeboden voorwaarden vergelijkbaar zijn, zullen de besluitvormers meestal het goedkoopste bod accepteren. In sommige gevallen kan de entiteit die het bod uitbrengt onderhandelingen aangaan met de bieders om prijsconcessies te verkrijgen. Het biedevaluatieproces komt tot zijn conclusies nadat deze onderhandelingen zijn afgerond. De bieders worden vervolgens op de hoogte gebracht van de definitieve beslissing van het panel.