Wat is een business case?
Een business case is een argument dat wordt gebruikt om de deugdelijkheid of wenselijkheid van een plan, aankoop of actie te bewijzen. Het kan worden gebruikt om elk type aankoop, conversie of uitbreiding te rechtvaardigen. Het wordt over het algemeen gebruikt om financiering of steun voor een project te verkrijgen of om buy-in te krijgen van belangrijke belanghebbenden.
In de meeste formele situaties wordt een business case gepresenteerd als een document. Het kan worden ondersteund met behulp van grafieken of illustraties, of het kan in een gemakkelijk presenteerbaar formaat worden geplaatst, zoals een diavoorstelling. Bij gelegenheid kan een dergelijke rechtvaardiging echter een puur verbale presentatie zijn of worden gepresenteerd als een video.
De indeling van een business case bestaat traditioneel uit verschillende identificeerbare onderdelen. Het begint meestal met een probleemstelling, waarin de presentator een actueel probleem en de effecten ervan op het bedrijf schetst. Dit wordt gevolgd door een positieverklaring die uitlegt hoe de presentator voorstelt het probleem op te lossen. Hier wordt de primaire aankoop of actie geïntroduceerd.
De presentator zal vervolgens zowel de kosten als de baten van de oplossing toelichten. Hij kan ook alternatieve oplossingen voorstellen die zijn overwogen en uitleggen waarom ze minder wenselijk zijn. De presentator besluit door zijn positie samen te vatten en te illustreren hoe de wereld zou kunnen kijken naar de uitvoering van zijn voorstel.
Een presentator kan bijvoorbeeld een debiteurenbeheerder zijn die een nieuwe positie wil creëren en daarvoor financiering uit het personeelsbudget nodig heeft. De manager kan beginnen met te stellen dat incasso's op achterstallige rekeningen momenteel 20 dagen achterblijven, ondanks het feit dat het bestaande team elke dag twee uur overwerk verricht. Hij zou dan kunnen stellen dat het toevoegen van een nieuwe positie het probleem zou oplossen. Hij kan vervolgens alle voordelen van een nieuwe aanstelling uitleggen, zoals het verbeteren van het bestaande moreel van werknemers, het verminderen van overwerkkosten en het bijwerken van incassopogingen. Na een gedetailleerde analyse die de kosten van het aannemen van een nieuwe werknemer, zoals salaris en voordelen, vergelijkt met de potentiële kostenbesparingen, zoals de kosten van niet-geïnde rekeningen en overuren, zou hij kunnen concluderen dat het toevoegen van een nieuwe werknemer zal resulteren in een gelukkiger personeel en een efficiëntere afdeling.
Het presenteren van een business case is echter niet exclusief voor bedrijven. Telkens wanneer iemand een ander product, dienst of idee probeert te verkopen, bouwt hij een business case op. Televisiecommercials, bijvoorbeeld, kunnen kijkers vragen of ze moe zijn van het proberen om moeilijke, rommelige keukentaken met de hand uit te voeren en hen dan een nieuwe geautomatiseerde tool aanbieden die het werk voor hen zal doen. Zulke commercials kunnen sluiten door een tevreden kok te laten ontspannen met een glas wijn terwijl de gadget al het werk doet.
Andere voorbeelden zijn een tiener die presenteert waarom hij zou moeten deelnemen aan een activiteit, een verkoper die een nieuw beveiligingssysteem pitchen of zelfs een restaurantserver die een speciaal of dessert promoot. Bedrijfsplannen zijn echt gewoon lange, zeer complexe businesscases. Eenmaal begrepen, wordt het duidelijk dat businesscases elke dag worden gebruikt in elk aspect van het leven.