Wat is een zakelijk ontvangstbewijs?

Een zakelijke bon is een record van een transactie. Meestal documenteert het een verkoop, maar een bedrijf kan een ontvangstbewijs afgeven voor alles wat het wil bewijzen dat het heeft ontvangen of beheerd, zoals gedoneerde goederen, gewerkte uren of aanwezigheid. Bedrijven genereren inkomsten om te voldoen aan de wetgeving inzake consumentenbescherming en om fiscale gegevens op te stellen. Zolang een ontvangstbewijs bepaalde basisinformatie bevat, kan het bijna elk formaat gebruiken. Doorgaans gebruiken bedrijven door de computer gegenereerde stukjes papier als bonnen voor detailhandelsverkopen en facturen voor transacties tussen bedrijven.

Het meest voorkomende type bedrijfsontvangstbewijs is het record dat wordt uitgegeven voor een detailhandel. De meeste rechtsgebieden vereisen dat bedrijven bonnen aan klanten verstrekken als de verkoop meer dan een bepaalde drempel is. Ontvangsten bieden klanten een bewijs van de transactie en tonen aan de belastingdienst aan dat het bedrijf de verkoop voor belastingdoeleinden bijhoudt. Een typisch ontvangstbewijs geeft de dag en het tijdstip van de transactie, de verkochte artikelen of geleverde diensten, de prijs, eventuele kortingen, het toegepaste belastingbedrag en de wijze van betaling aan. Met de verspreiding van geautomatiseerde kassa's en elektronische betaalmethoden hebben de meeste retailers een verkooppuntsysteem dat automatisch een afgedrukte record genereert als onderdeel van de transactie.

Bedrijven die bij andere bedrijven kopen, voltooien de transactie meestal met een inkooporder en een factuur. De factuur vermeldt de te verkopen artikelen en heeft een handtekeningregel waarbij de koper aangeeft dat de producten in goede staat zijn ontvangen. Hoewel de factuur qua formaat verschilt van het detailhandelsrecord, is deze even geldig als een officieel zakelijk ontvangstbewijs.

In bepaalde situaties genereert een bedrijf ontvangsten voor transacties die niet zo standaard zijn als een verkoop. De zakelijke bon in deze gevallen is hoogstwaarschijnlijk een formulier dat handmatig wordt ingevuld met de informatie die specifiek is voor het evenement. Een bedrijf dat gedoneerde goederen ontvangt, kan bijvoorbeeld een belastingbewijs aan de donor verstrekken. Vaak wordt dit ontvangstbewijs met de hand ingevuld met de details van de donatie terwijl de goederen worden geïnspecteerd bij de overdracht.

Traditioneel is een zakelijke bon een fysiek stuk papier dat tussen partijen wordt uitgewisseld. Met de populariteit van internet, e-mail en mobiel computergebruik hebben bedrijven nieuwere manieren ontwikkeld om klanten van transactiegegevens te voorzien. Sommige bedrijven bieden aan om ontvangstbewijzen per e-mail aan klanten te sturen of de informatie elektronisch over te dragen met behulp van applicaties voor mobiele telefoons. Deze nieuwere methoden hebben de aard van de bedrijfsontvangstbon gewijzigd en tegelijkertijd middelen bespaard.