Wat is een zakelijke antwoordenvelop?

Een zakelijke antwoordenvelop is een envelop waarmee de ontvanger, in plaats van de afzender, portokosten kan betalen. Het proces van het in rekening brengen van ontvangers voor e-mail staat bekend als zakelijke antwoordmail. Postkantoren bieden dit als een service aan bedrijven die willen dat hun klanten dingen gratis per post naar hen kunnen verzenden, en er zijn een aantal manieren waarop zakelijke antwoordenveloppen kunnen worden gebruikt. Voor deze service is een licentie vereist en mensen kunnen een aanvraag indienen bij het postkantoor.

Een veel voorkomende reden om een ​​zakelijke antwoordenvelop te gebruiken, is als bijlage in een mailing die de kans op een reactie vergroot. Ontvangers kunnen terughoudend zijn om enquêtes, aanmeldingsformulieren en ander materiaal terug te sturen als ze de portokosten moeten betalen. Het bijvoegen van een envelop met zakelijk antwoord verhoogt de kans dat een mailing een antwoord krijgt, omdat verzendkosten geen obstakel vormen. Deze praktijk wordt ook gebruikt door sommige overheidsinstanties die ervoor willen zorgen dat ze op bepaalde soorten mailings reageren.

Zakelijke antwoordenveloppen en zakelijke antwoordlabels worden ook door bedrijven gebruikt om een ​​porto te bieden voor het terugsturen van defecte, ongewenste of beschadigde goederen. Consumenten kunnen goederen terugsturen in de envelop die is verstrekt voor reparatie, vervanging of een terugbetaling zonder verzendkosten te hoeven verstrekken. In dergelijke gevallen wordt een zakelijke envelop gebruikt als een klantenservice-techniek om het gemakkelijk te maken om dingen terug te sturen en de klanttevredenheid te verhogen.

Het postkantoor brengt bedrijven alleen kosten in rekening voor enveloppen die daadwerkelijk worden afgeleverd. Als een bedrijf 10.000 zakelijke antwoordenveloppen verstuurt en bijvoorbeeld 3000 antwoorden ontvangt, betaalt het alleen verzendkosten voor de 3.000. Dit maakt het antwoord van het bedrijf relatief risicovrij voor het bedrijf, omdat het alleen port betaalt in het geval van een reactie van een klant.

Historisch gezien adviseerden sommige grappenmakers om te reageren op ongewenste e-mail en andere ongevraagde e-mail door zware objecten in zakelijke antwoordenveloppen te steken en terug te mailen, waardoor het bedrijf de hoge portokosten kreeg. Zowel bedrijven als het postkantoor zijn gewend aan deze praktijk, en het postkantoor kan ervoor kiezen om geen zakelijke antwoordmail te verzenden die duidelijk verkeerd wordt verzonden, zoals een zakelijke antwoordenvelop die op een baksteen of stuk hout is geplakt. Het is ook mogelijk dat mensen voor de rechtbank worden aangeklaagd wegens het uitoefenen van dergelijke praktijken.