Wat is een back-up callcenter?
Een backoffice van een callcenter is het gedeelte van een callcenter dat is gewijd aan verschillende soorten administratieve, ondersteunende en administratieve activiteiten die essentieel zijn voor de functie van het bedrijf. Zoals elke backoffice-omgeving, zal dit onderdeel van een callcenter-operatie kwesties behandelen zoals het onderhoud van bedrijfsadministraties, het beheer van crediteuren en vorderingen in verband met de operatie, en zelfs het beheer van administratieve basistaken die de communicatie tussen bevorderen de afdelingen en met klanten. Wanneer de callcenteroperatie het aannemen van bestellingen van klanten inhoudt, zal de back-office van het callcenter meestal ook de taken uitvoeren die verband houden met de uitvoering van de bestelling.
De meeste functies die aan een back-office van een callcenter zijn gekoppeld, zijn dezelfde als bij elk ander type bedrijfsvoering. Een goed voorbeeld van deze functies heeft te maken met het boekhoudproces. Dit deel van een kantoor zal een boekhoudafdeling omvatten die belast is met het beheer van de schulden en vorderingen van de operatie, inclusief het opstellen en uitgeven van facturen aan klanten en het ontvangen van betalingen aan die klanten. Afhankelijk van het type callcenter dat betrokken is, kan de boekhouding zich richten op het opstellen en verzenden van facturen naar andere bedrijven die bepaalde functies uitbesteden aan het callcenter of werken met de boekhoudafdeling van het bedrijf dat het callcenter voor zichzelf bezit en beheert interne doeleinden.
Het is niet ongebruikelijk dat een callcenter-backoffice die uitsluitend wordt beheerd ten behoeve van een specifiek bedrijf, ook wordt betrokken bij het orderafhandelingsproces. Hier ontvangt het callcenter een bestelling en stuurt deze door naar het fulfilmentcentrum. Van daaruit worden de producten gereedgemaakt voor levering aan de klant, inclusief het inpakken van de artikelen en het plannen van de verzending met een koeriersdienst of een ander type rederij. De gegevens worden vervolgens doorgestuurd naar de boekhoudafdeling, die de bestelling plus de verzending tijdig kan factureren.
Het exacte aantal functies dat door een back-office van een callcenter wordt uitgevoerd, hangt af van de aard van de betrokken onderneming en van de structuur van dat bedrijf. Voor het grootste deel zal elke vorm van administratieve en ondersteunende activiteit die door het centrum wordt uitgevoerd als een backofficefunctie worden beschouwd. Wanneer een van deze functies om welke reden dan ook wordt verstoord, kan het effect op de midden- en frontoffice-activiteiten van het callcenter aanzienlijk worden beïnvloed, wat een grote moeilijkheid voor de hele operatie veroorzaakt.