Wat is een veranderingscoördinator?
De primaire rol van de verandercoördinator is het coördineren van de documentenstroom rond eventuele wijzigingen in een lopend project of groot systeem. Om in deze rol succesvol te zijn, moet hij of zij detailgericht zijn, plezier hebben in het werken met complexe projecten en over uitstekende multitaskingvaardigheden beschikken. Verandermanagement is het proces van het beheersen en beheren van verandering, en deze positie is cruciaal in dit proces.
Er is geen specifiek trainingsprogramma om veranderingscoördinator te worden. In plaats daarvan vereist de overgrote meerderheid van de werkgevers dat de veranderingscoördinator formeel post-secundair onderwijs op een gerelateerd gebied heeft voltooid. Dit kunnen boekhoud-, bedrijfs-, management- of computerinformatiesystemen zijn. Deze programma's kunnen worden voltooid op het niveau van de universiteit of de hogeschool en duren meestal drie tot vier jaar voltijdstudie.
De drie hoofdtaken voor een verandercoördinator zijn de implementatie van een verandermanagementproces, het ontwerpen van het bedrijfsproces ter ondersteuning en het zorgen voor compliance. De details van het proces zullen variëren, maar er zal altijd de persoon zijn die de wijziging aanvraagt, de projectmanager die verantwoordelijk is voor het beoordelen van het verzoek en de kennisgeving aan het team van de status van het verzoek. De meeste bedrijven ontwerpen een meerdelige vorm of elektronische workflow om dit proces te beheren.
Er zijn twee aspecten aan veranderingsbeheer die aanwezig moeten zijn om goed te kunnen werken: documentatie van het verzoek en de juiste goedkeuring. De documentatie van het verzoek moet het werkelijke item bevatten dat moet worden gewijzigd, de zakelijke reden voor het verzoek en de verwachte voordelen en risico's die inherent zijn aan het verzoek. Elke verandering moet een duidelijk voordeel hebben, hetzij door een proces te verbeteren of door een probleem op te lossen.
Het goedkeuringsproces is essentieel voor veranderingsbeheer en het is de verantwoordelijkheid van de veranderingscoördinator om ervoor te zorgen dat alle aanvragen door de juiste persoon worden goedgekeurd. Door goedkeuring van hoger personeel te vereisen, moeten alle verzoeken worden uitgelegd aan een lid van het managementteam, die mogelijk een ander perspectief heeft en extra risico's of voordelen ziet. Bovendien vermindert dit proces het risico dat medewerkers om een wijziging vragen die de interne controles zal verminderen.
Zorgen voor compliance is een belangrijk onderdeel van de rol van de veranderingscoördinator. Hij of zij is verantwoordelijk voor het verstrekken van volgnummers voor wijzigingen en het controleren van projectplannen om te controleren of aan alle wijzigingsverzoeken een nummer is toegewezen. Bovendien is het belangrijk om te valideren dat de goedkeurder verantwoordelijk is voor het gebied waarop het wijzigingsverzoek van invloed is. De floormanager zou bijvoorbeeld geen wijzigingsverzoek met betrekking tot het centrale financiële systeem moeten kunnen goedkeuren, aangezien hij of zij niet verantwoordelijk is voor dat gebied.