Wat is een vertrouwelijke werknemer?
Een vertrouwelijke werknemer is elke persoon die in dienst is van een bepaald bedrijf en die toegang krijgt tot bedrijfseigen informatie over de relaties van de werkgever met andere werknemers van het bedrijf. De oorsprong van de term is te vinden in de wetten van de staat Californië in de Verenigde Staten, in het bijzonder de Higher Education Employer-Employee Relations Act, of HEERA, die werd aangenomen in 1984. Hoewel niet in elke bedrijfscultuur werkzaam, zijn er meestal werknemers in elk bedrijf dat past in het basisprofiel van een vertrouwelijke werknemer, waarbij personen die werkzaam zijn op het gebied van human resources een van de meest duidelijke voorbeelden zijn.
De verantwoordelijkheden van een vertrouwelijke werknemer omvatten doorgaans toegang tot informatie die niet algemeen beschikbaar wordt gesteld aan werknemers. De administratief medewerker van een afdelingshoofd kan bijvoorbeeld op de hoogte zijn van informatie over de supervisors die rapporteren aan dat afdelingshoofd die niet wordt gedeeld met andere afdelingen of zelfs andere werknemers binnen diezelfde afdeling. Op dezelfde manier kan een projectmanager toegang krijgen tot gegevens over werknemers die zijn geselecteerd om deel te nemen aan het projectteam die anders uitsluitend in het bezit van de personeelsafdeling zouden blijven. De reikwijdte van gedeelde gegevens is vaak werkgerelateerd, hoewel in sommige landen de informatie ook persoonlijk van aard kan zijn, vooral wanneer beveiliging een probleem is.
Alle gegevens die aan een vertrouwelijke werknemer worden verstrekt, worden geacht op een need-to-know-basis te zijn. Het gebruik van de informatie is vaak beperkt tot specifieke taken, met instructies om de gegevens alleen te delen met anderen die de informatie ook nodig hebben om de toegewezen taken met succes te voltooien. Een vertrouwelijke medewerker zal waarschijnlijk veel weten over hangende fusies of andere belangrijke gebeurtenissen in het leven van het bedrijf voordat andere werknemers op de hoogte worden gebracht van die activiteiten, en zal naar verwachting zwijgen totdat de eigenaren ervoor kiezen om een openbare aankondiging te doen.
Een van de belangrijkste eigenschappen die een vertrouwelijke medewerker moet hebben, is de mogelijkheid om vertrouwelijke informatie discreet en in overeenstemming met het bedrijfsbeleid te beheren. Dit betekent dat informatie die is verkregen over een lid van het personeelsbestand niet wordt gedeeld met iemand anders die die informatie niet nodig heeft om zijn of haar taken uit te voeren. Het niet beschermen van de privacy van werknemers wordt beschouwd als een schending van de vertrouwelijkheid en kan leiden tot onmiddellijk ontslag. Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving die van toepassing is in een bepaald land of een ander rechtsgebied, kan de werknemer die de eigendomsinformatie met onbevoegde personen heeft gedeeld, ook strafrechtelijk of civielrechtelijk worden vervolgd als gevolg van die schending.