Wat is een zakelijke inkooporder?

Een zakelijke inkooporder (PO) is een document dat door een bedrijf wordt verzonden naar een leverancier van producten of diensten. Hierin staat precies wat er wordt gekocht en tegen welke prijs. Nadat de verkoper de inkooporder heeft ontvangen en geaccepteerd, fungeert deze als een contract tussen het bedrijf en de verkoper. Zakelijke inkooporders maken tussen beide partijen duidelijk wat wordt verwacht en hoeveel het zal kosten.

Aankooporders gaan verder dan alleen methoden voor het plaatsen van bestellingen. In de meeste bedrijven is de inkooporder de eerste stap in een boekhoudproces. Het uitgeven van een inkooporder wordt meestal gedaan door de boekhoudafdeling en zal de crediteurenadministratie creëren. Het creëert ook een volgapparaat voor openstaande bestellingen. In bedrijven die maandelijks honderden of duizenden aankopen doen, wordt dit een onmisbaar volgmechanisme.

Vanuit het perspectief van de verkoper biedt een zakelijke inkooporder duidelijkheid en een boekhoudmechanisme. Ontvangst van een zakelijke inkooporder geeft de verkoper niet alleen een schriftelijk contract met de koper, het wordt ook de eerste stap in het creëren van een crediteurenpad. Deze inkooporders zijn belangrijk wanneer u probeert financiering of zakelijke leningen te krijgen, omdat de verkoper documenteert hoeveel geld het bedrijf binnenstroomt en wanneer dit naar verwachting zal worden ontvangen.

Typische elementen van een zakelijke inkooporder zijn de datum; een PO-nummer; de naam, het adres en de telefooninformatie van beide partijen; en een beschrijving van de goederen en diensten met prijzen en totalen. Voor zowel de koper als de verkoper wordt het PO-nummer het belangrijkste volgmechanisme voor alle bestellingen die tussen de twee worden geplaatst.

Een variatie op de zakelijke inkooporder is een doorlopende order die gedurende een bepaalde periode een order creëert. Dit maakt kwantumkortingen mogelijk voor producten of diensten die niet allemaal tegelijk moeten worden geleverd. Dit soort PO's zijn meestal bedoeld voor producten of diensten die periodiek in de loop van een jaar worden geleverd. Een inkooporder zou bijvoorbeeld kunnen worden uitgegeven voor maandelijkse levering van papierbenodigdheden of driemaandelijks onderhoud van een airconditioningseenheid.

Voor kleinere bedrijven lijkt het creëren van een bestelproces overkill, maar nadat het correct is uitgevoerd, bespaart het tijd en geld. Het geeft kopers en verkopers een PO-nummer dat het volgen van bestellingen eenvoudig maakt. Het creëert ook een juridisch document tussen beide partijen dat de koper de prijs garandeert waarover werd onderhandeld en geeft de verkoper een document dat het wettelijk recht geeft op de verschuldigde middelen.