Wat is een bedrijfssecretaris?

Een bedrijfssecretaresse is een zakelijke professional die een aantal essentiële taken beheert in het lopende leven van een bedrijf. Hoewel er enige perceptie is dat de secretaris meer een bewaarder is die fungeert als een adjunct van andere bedrijfsfunctionarissen, is de rol van de bedrijfssecretaris vaak breed en houdt hij de noodzaak in om aanzienlijke bevoegdheden uit te oefenen in een breed scala van taken. Een effectieve secretaresse kan een groot verschil maken in het algehele welzijn van een bedrijf, ofwel het bedrijf vooruit helpen of de operatie tot het punt van mislukking verlammen.

In veel gevallen zijn de verantwoordelijkheden van een bedrijfssecretaris vastgelegd in de statuten van de onderneming. Afhankelijk van het type bedrijf kunnen die verantwoordelijkheden zeer specifiek zijn, of kan de secretaris ruime bevoegdheden krijgen die in een aantal situaties kunnen worden gebruikt. De bepalingen in de statuten moeten voldoen aan alle overheidsstatuten die van toepassing zijn op de feitelijke oprichting van de onderneming, een factor die vaak van invloed is op zowel de reikwijdte van de taken van de secretaris als op de manier waarop die taken moeten worden uitgevoerd om te voldoen aan de huidige wettelijke voorschriften. normen.

Een kernverantwoordelijkheid van de bedrijfssecretaris heeft te maken met het verzekeren dat het bestuur van de onderneming toegang heeft tot nauwkeurige informatie en haalbare middelen waarmee het kan functioneren op een manier die in overeenstemming is met de overheidsvoorschriften. Dit betekent dat de secretaris op de hoogte moet zijn van alle juridische kwesties met betrekking tot de functie van het bedrijf. Het is niet ongebruikelijk dat een bedrijfssecretaris een advocaat is die een goede reputatie heeft bij de plaatselijke openbare orde, hoewel er zelden een vereiste is dat hij of zij een advocaat moet zijn. In situaties waarin de secretaris geen advocaat is, biedt de bedrijfsstructuur normaal gesproken een soort algemene raad waarmee de secretaris nauw kan samenwerken en dus actueel kan blijven met betrekking tot toepasselijke wet- en regelgeving.

In het kader van deze kernverantwoordelijkheid zal de bedrijfssecretaris toezicht houden op activiteiten zoals ervoor zorgen dat nieuwe directeuren op de hoogte zijn van de huidige voorschriften en het bestuur op de hoogte stellen wanneer er wijzigingen in overheidswetten plaatsvinden die de werking van het bedrijf beïnvloeden. In het geval dat een werkpartnerschap of zelfs een mogelijke fusiesituatie ontstaat, is de bedrijfssecretaris vaak verantwoordelijk voor het regelen van de vergaderingen tussen alle besluitvormers, inclusief het regelen van de deelname van investeringsbankiers aan de discussies als de onderhandelingen een bepaald punt hebben bereikt. Op dagelijkse basis zal de secretaris waarschijnlijk communiceren met andere functionarissen in de bedrijfsstructuur om ervoor te zorgen dat zij hun verantwoordelijkheidsgebieden beheren in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.

Het is niet ongebruikelijk dat de bedrijfssecretaris nauw samenwerkt met de chief executive officer. Door een sterke communicatiebrug met de CEO te bouwen, kan de bedrijfssecretaris belangrijke informatie doorgeven over gebeurtenissen of trends die van invloed kunnen zijn op de werking van het bedrijf, en een strategie initiëren om die trends of gebeurtenissen op een manier te gebruiken die beste belangen van het bedrijf. Om dit te bereiken, moet de secretaris een krachtige en competente communicator zijn, oog hebben voor detail en een grondig inzicht hebben in niet alleen de operationele structuur van het bedrijf, maar ook de missie en doelstellingen van het bedrijf en de bedrijfscultuur dat heeft zich in de loop van de tijd ontwikkeld.