Wat is een kostenpool?

Ook bekend als kostenplaatsen, kostenpools zijn groepen van bijbehorende kosten die allemaal op een bepaalde manier betrekking hebben op een specifiek product of een specifieke service. Veel bedrijven en instellingen voor hoger onderwijs maken gebruik van de kostenpool om uitgaven met betrekking tot een specifiek project of afdeling bij te houden. Het idee achter de pool is om directe en indirecte kosten te associëren met een bepaalde kostenfactor, waardoor het veel gemakkelijker wordt om het totale bedrag aan kosten te bepalen dat gepaard gaat met de werking van de afdeling of de voltooiing van een bepaald project.

Hoewel de exacte structuur van een kostenpool varieert, geven de meeste organisaties er de voorkeur aan numerieke reeksen te maken die vervolgens aan een specifiek project kunnen worden toegewezen. Vaak bestaat de individuele kostenpool uit maximaal tien cijfers in de reeks, waarbij bepaalde groepen van die cijfers worden gebruikt om terug te verwijzen naar het project. De eerste vier cijfers van de kostenpool kunnen bijvoorbeeld een specifieke afdeling identificeren die aan het project werkt, terwijl de volgende twee het project zelf identificeren. De laatste vier cijfers zouden betrekking hebben op een specifieke subgroep van uitgaven in verband met het project, zoals communicatiekosten.

Het creëren van een kostenpool maakt het mogelijk om snel een uitgave te koppelen aan de juiste afdeling en het juiste project. Om deze reden is het niet ongebruikelijk dat een zakelijke klant een leverancier een specifiek kostenplaats- of poolnummer verstrekt om op de factuur te vermelden voor de geleverde goederen of diensten. De reeks tekens waaruit de pool bestaat, biedt de boekhoudafdeling de informatie die nodig is om de kosten terug te boeken naar het juiste regelitem in de boekhouding.

Een kostenpool kan worden gebruikt om elke gewenste set uitgaven bij te houden. Een nationale verkoopdirecteur zou bijvoorbeeld kostenplaatsen of pools kunnen toewijzen aan elk van de verkoopregio's onder zijn of haar rechtsgebied, waardoor het mogelijk wordt divisiekosten op te splitsen op basis van geografisch gebied. Kostenpools kunnen ook worden gebruikt om specifieke kostengroepen te identificeren die verband houden met een enkel project, waardoor het mogelijk wordt om gemakkelijk te identificeren hoeveel er werd besteed aan administratieve benodigdheden, wat werd uitgegeven aan telecommunicatiebehoeften zoals conference calls, en hoeveel van het projectbudget besteed aan het uitvoeren van consumentenonderzoeken.

Wanneer het beste wordt gebruikt, vereenvoudigt een kostenpool de boekhoudtaak aanzienlijk. De reeks tekens maakt het gemakkelijk om verschillende uitgaven aan een bepaald project te koppelen, zonder dat u veel tijd hoeft te spenderen aan het onderzoeken van de kosten. Zolang de boekhoudafdeling weet welk centrum aan welke afdeling of project is toegewezen, is het mogelijk om de kosten snel en efficiënt toe te passen.