Wat is een distributieverklaring?
Een distributieverklaring is opgenomen in officiële documenten om het minimale beveiligingsniveau aan te geven dat vereist is om het te lezen. Hoewel de meeste mensen zouden aannemen dat een distributieverklaring alleen in militaire of overheidsdocumenten zou worden gevonden, is dit niet het geval. Een groot aantal particuliere organisaties, met name grote bedrijven, banken en onderzoeksbureaus, gebruiken deze verklaringen ook. Hoewel er veel verschillende methoden voor het beveiligen van informatie bestaan, zijn de meeste systemen gebaseerd op het Amerikaanse militaire systeem met vijf niveaus, het bedrijfssysteem met vier niveaus of het inter-organisatorische systeem met vier niveaus.
De distributieverklaring is over het algemeen zeer prominent aanwezig op het document. Als er een voorblad is, is het niet ongewoon dat de instructie zowel bovenaan als onderaan de pagina wordt afgedrukt. In het document bevindt de distributie-instructie zich meestal bovenaan de eerste pagina onder de kopinformatie. Deze prominente posities verzekeren de eigenaren dat iedereen die het document leest, de juiste toestemming heeft of de verklaring opzettelijk negeert.
Een van de meest bekende soorten distributieverklaringen is de vijf niveaus die door het Amerikaanse leger worden gebruikt, evenals vele andere westerse militaire groepen. Het hoogste niveau is Top Secret, wat betekent dat alleen mensen met de hoogste vrijgaveniveaus het document kunnen lezen. Het daalt vervolgens af via beveiligingsniveaus: geheim, vertrouwelijk, beperkt en gevoelig, maar niet geclassificeerd. Het laatste niveau is niet geclassificeerd en is voor iedereen beschikbaar.
Veel bedrijven gebruiken een soortgelijk distributieverklaringssysteem. Het basissysteem heeft Vertrouwelijk op het hoogste niveau, gevolgd door Privé, Gevoelig en Openbaar. In veel gevallen is dit systeem veel relaxter dan de overheidsversie. Aan de andere kant, wanneer een bedrijf zwaar samenwerkt met de overheid of het leger, is het niet ongewoon voor hen om een soortgelijk beveiligingssysteem in te voeren. Dit komt vooral veel voor als mensen binnen het bedrijf toestemming van de overheid hebben als onderdeel van hun normale baan.
Het laatste gemeenschappelijke systeem is het best bekend als verkeerslichtbeveiliging. Dit systeem werkt op het principe dat de meeste mensen een diepgeworteld gezichtspunt van bepaalde kleuren hebben. In dit systeem zijn rode documenten alleen beschikbaar op het hoogste niveau. Geel heeft een breder publiek en groene documenten zijn beschikbaar voor iedereen in de organisatie. De laatste kleur, wit, is open voor het publiek.
Dit systeem is gebruikelijk wanneer verschillende organisaties samenwerken aan een project. In plaats van te proberen twee verschillende beveiligingssystemen te integreren, wordt in plaats daarvan de verkeerslichtoptie gebruikt. Dit systeem werkt ook goed als de samenwerkende organisaties niet dezelfde taal spreken, omdat een schriftelijke distributieverklaring verkeerd kan worden geïnterpreteerd. De enige beperking is de perceptie van het land over de verschillende kleuren.